Aggiornato il 4 Maggio 2023
Parliamo delle deduzione di Ires ed Irap e delle detrazioni ai fini Iva delle spese di viaggio (quelle deducibili), vitto e alloggio in occasione delle trasferte sotenute dai dipendenti della società in missione o di costi sostenuti per eventi andando ad analizzare sia quelle sostenute nell’ambito del territorio comunale, o all’estero, sia in merito all’oggetto (spese per ristorazione, biglietti aerei, ecc).
Come ogni anno avviene il 16 Giugno di ciascun anno (dal 2017 sarà il 30 giugno) dovremmo ricalcolare le imposte effettivamente dovute rispetto a quelle accantonate in bilancio nel fondo imposte. Dal lato dei dipendenti invece avrete a che fare con il conguaglio in busta paga. Sia le imprese sia i dipendenti dovranno confrontarsi quindi con la tassazione di eventuali rimborsi erogati/ricevuti per le trasferte dentro/furi dal comune della sede di lavoro.
Quali spese di viaggio sono detraibili?
Requisito fondamentale per la deduzione dei costi dal reddito imponibile di fine anno valido ai fini Ires (che non devono chiamarsi detrazione) delle spese dei costi di viaggio e trasferta è la documentazione a sostegno ossia la documentabilità della spesa sostenuta che diviene fondamentale e che spesso può essere qualcosa di mal percepito dai dipendenti della società che si recano in trasferta i quali sembrano avere uno strano rapporto con le ricevute dei taxi, viaggio, biglietti aerei e per cui spesso non si trovano, sono ricevute fiscali non intestate ecc e che espongono l’impresa ad una ripresa a tassazione delle deduzioni Ires ed Iva.
La documentazione ed il relativo rimborso potranno essere trattati secondo uno dei seguenti modi:
- Rimborso spese a piè di lista analitico: si sostanzia nella rendicontazione analitica tramite raccolta di tutti degli scontrini, ricevute, biglietti aerei, ferroviari, treni, pedaggi etc tutti contenuti in una apposita busta intestata alla trasferta che deve riportare giorni e luogo della trasferta. in tal modo il costo sarà deducibile in capo all’azienda e non sarà tassabile/imponibile in capo al dipendente il relativo rimborso che transito nella sua busta paga.
- Rimborso forfettario riconosciuto al dipendente: è il rimborso che viene riconosciuto al dipendente per ogni giorni di trasferta e che varia in relazione alla destinazione delle trasferta se effettuata in Italia, deducibile per un importo giornaliero massimo di euro 46,48 euro, e se effettuata fuori dall’Italia per un importo di euro 77,47. La deduzione consentita all’impresa si trasuda anche nella non imponibilità della componente rimborsata in busta paga che non sarà assoggettata ad Irpef come le altre componenti. Al di sopra di questi limiti il costo diviene indeducibile Ires per l’azienda e imponibile Irpef per il dipendente in quanto avrebbe natura retributiva.
- Rimborso Misto: poco utilizzata si sostanzia nella deduzione ridotta di 1/3 dei predetti limiti e relativa imponibilità o 2/3 a seconda che l’impresa rimborsi entrambi sia le spese di vitto e alloggia o solo una di queste.
Nella pratica si riconto il maggior ricorso al rimborso analitico per esigenze anche di controllo aziendale interno le cui spese per missioni talvolta lievitano anche di molto per cui è necessario mantenere un presidio costante.
Spese di vitto e alloggio per missioni
Le spese di vitto e alloggio documentate da fattura che hanno incontrato dal 2009 l’indeducibilità del 75% del costo sostenuto (nel costo dovremmo aggiungere l’iva non detratta) sono deducibili se documentate da fattura sia se effettuate nel comune dove ha sede la società sia fuori dal comune nei confronti tanto dei dipendenti quanto dell’amministratore della società o del socio. Nel caso in cui il cui il dipendente non si faccia fare fattura ma riporti a casa solo una ricevuta fiscale o scontrino sappiate che l’iva non sarà detraibile. E’ pertanto determinante spiegare ai dipendenti la differenz tra scontrino e fattura in modo tale da non compromettere la detrazione della quota di iva sulle spese di alberghi e ristoranti.
I rimborsi spesa documentati analiticamente o anche detti rimborsi a piè di lista per missioni effettuate fuori dal comune invece non subiranno la detassazione fiscale del 25% ai fini ires ma potranno essere dedotti interamente.
Spese per trasporto o trasferte nel comune
Un primo chiarimento riguarda la deduzione dei costi sostenuti per il trasporto di nel caso di trasferte effettuate dentro il perimetro del territorio comunale di residenza della società o della sede di lavoro definita per un lavoratore dipendente. Tali voci di costo a fine anno saranno indeducibili al 100%. Stesso discorso per le trasferte effettuate in comuni diversi che dicano meno di 10 KM da quello dove è ubicata la sede di lavoro.
Spese di trasferta al di fuori del comune
Per questa tipologia di spessa si applicherà uno dei criteri visti sopra che prevedono la deducibilità del costo e l’imponibilità del rimborso effettuato al dipendente.
Rimborsi chilometrici al dipendente deducibili al 100%
Questa è una reticolare voce che prevede il rimborso delle spese per missioni effettuate sia dentro sia fuori dal comune con l’autovettura propria del dipendente. La richiesta di rimborso del carburante, pedaggi e altre spese afferente il rimborso chilometrico.
Tale rimborso è deducibile senza limiti per l’impresa e non imponibile in busta paga al dipendente (anche se state attenti a non abusarne). So per centro che alcune imprese utilizzano questa voce per far passare bonus ai dipendenti detassati eludendo così la norma fiscale. Tuttavia sappiate sempre che esiste una ragionevole misura per farlo. Se transitano 20 mila euro l’anno per singolo dipendente la lampadina si accenderebbe a chiunque per intenderci.
Unico limite a questo trattamento fiscale agevolato risiede nel rimborso della quota parte di costo attribuibile al tragitto da casa al lavoro che non vene agevolato fiscalmente.
Tuttavia per approfondire questo argomento, più complesso, ho scritto un articolo appositamente dedicato al Calcolo dei rimborsi chilometrici dove troverete i passi da seguire per arrivare alla determinazione del valore da tassare in capo al dipendente, quando non è imponibile e quando invece deve essere soggetto a tassazione. Nell’articolo troverete anche importanti chiarimenti legati ad alcune fattispecie come i rimborso per auto non di proprietà e nel caso anche in cui il tragitto del dipendente vada dalla propria abitazione alla destinazione lavorativa.
Spese di rappresentanza spese di pubblicità
I costi sostenuti per le trasferte, il vitto, alloggio e simili spesso non si comprende se siano classificabili come spese di trasferta, spese di rappresentanza o spese di pubblcità e sponsorizzazione. Leggete l’articolo dedicato alla differenza tra spese di rappresentanza e spese di pubblicità e sponsorizzazione.
Gli scaglioni di deducibilità previsti dalle spese di rappresentanza sono i seguenti:
- all’1,3% dei ricavi e altri proventi, fino a 10 milioni di euro;
- allo 0,5% dei ricavi e altri proventi, per la parte compresa tra 10 e 50 milioni di euro;
- allo 0,1% dei ricavi e altri proventi, per la parte eccedente 50 milioni di euro.
Per la definizione delle spese di rappresentanza dvete fare riferimento al DM del 12 Novembre 2008 che identifica quali sono: per questo dovrete sapere che il costo è deducibile per il 75% del loro ammontare documentato da fattura e ai fini Iva invece sono indetraibili. Nel caso dei liberi professionisti potete approfondire l’argomento con l’articolo dedicato alle spese di rappresentanza nel lavoro autonomo e deducibili al massimo nella isura dell’1% degli onorari annui incassati.
La cena aziendale a cui non prendono parte i clienti
Queste spese in realtà si chiamano oneri di utilita sociale e sono delle liberalità concesse ai dipendenti che risultano deucubile dal reddito di impresa per il 75% del loro ammontare ma sempre che la somma di tutte le spese di questa tipologia siano inferiori al 5% del fatturato annuo. Operativamente qudini fate uno specchietto in cui raggruppate tutte le voci, ne fate la somma e la confrontate con il 5% del fatturato. Eventuali costi aggiuntivi e superiori a tale somma saranno indeducibili. Ai fini Iva invece ne abbiamo la indetraibilità al 100%.
La cena di natale a cui prendono parte anche i clienti dell’azienda
In questo caso invece il costo destinato per vitto e alloggio di clienti, fornitori (si dibatte se farvi rientrare anche agenti e rappresentanti e che cautelativamente direi di no) sarà classificato più come spese di rappresntanza e come tale questa volta dovremmo confrontare la somma non con il 5% del fatturato ma con gli scaglioni di fatturato contenuti nel DM del 12 Novembre 2008 ossia i limiti di congruità definiti dalla legge.
Limiti di spesa giornalieri per le trasferte (trasferte deducibili)
Per quello che concerne invece il costo effettivamente sostenuto per la trasferta che grava sui conti dell’azienda valgono sempre i limiti dei 180,76 euro per le trasferte nell’ambito del territorio nazionale e 258,23 euro per le trasferte all’estero. L’eccedenza dovrà essere ripresa a tassazione nel fondo imposte ai fini Ires.
A tal proposito sarà necessario o utilizzare un software gestuale messo a disposizione da uno dei tanti provider oppure impostare un file xls che calcoli giorni di durata della trasferta e li moltiplichi per i massimali giornalieri in modo da avere il costo massimo deducibile per ciascun viaggio. Successivamente si dovrà confrontare questo con il costo sostenuto. L’eventuale costo superare a tale limite dovrà essere tassato (i.e. non dedotto) in capo all’impresa.
Trasferte degli Amministratori o soci
Caso a parte meritano gli amministratori delle società di persone in quanto sono deducibili dal reddito nel limite del 75% del costo sostenuto e documentato se effettuate fuori dal comune ove ha sede la ditta mentre per i soci le stesse spese divengono a tutti gli effetti spese di lavoro dipendente e come tali deducibili secondo diverse logiche.
Ricordate che l’Iva non detratta volutamente dall’imprenditore per poterla portare a costo deducibile ai fini Ires (ai fini Irap ho delle perplessità…) diviene proprio per questo indeducibile, quindi occhio a prendere queste iniziative (a cui furono portati tutto lo scorso anno per evitare uno sforzo amministrativo notevole per l’identificazione).
Considerate anche quanto letto alla luce della tassazione dei fringe benefit, che vi può aiutare a capire quali sono le spese che entrano nella busta paga del dipendente e quali godono di una detassazione fiscale in quanto anche nel caso di omaggi ai dipendenti si dovrà tenere in considerazione il regime fiscale applicabile non solo in capo al dipendente ma anche in capo alla socità lato Iva, Irap ed Ires.
Novità per i professionisti sulle spese di vitto e alloggio dal 2015
Dal 2015 le prestazioni alberghiere e di somministrazioni di alimenti e bevande o anche dette spese di vitto e alloggio acquistate direttamente dal clinete dei professionisti o anche committente non sono considerate compensi in natura per cui non dovranno essere riaddebitate in fattura al proprio cliente.
Vi segnalo il nuovo articolo dedicato proprio al riaddebito delle spese di viaggio, trasferta e ristorazione del professionista
Guida Fiscale Spese di Rappresentanza
Guida Fiscale Omaggi e Regali dipendenti
Guida Fiscale deduzione Regali di Natale
Norme di riferimento: Testo Unico Imposte sui redditi, Testo Unico Iva e DM del 12 Novembre 2008
Buongiorno, sono un dipendente di un’azienda di trasporto pubblico. Effettuiamo la vendita sei biglietti a bordo. L’azienda senza alcun accordo tra oo.ss. e la stessa, trattiene il ricavo del venduto nella busta paga del mese successivo, riconoscendoci l’altro mese ancora 0,80€ di compenso. I soldi che ci trattengono dalla busta paga, al personale influisce in qualche modo suo redditi e ogni altra voce che ci compete? Saluti
Vi sono dei massimali giornalieri stabiliti dal legislatore fiscale al di sopra dei quali il costo diviene indeducibile che trova riepilogate nell’articolo.
Buongiorno, colgo l’occasione per ringraziarvi anticipatamente
Io sono un commerciale estero dipendente di un’azienda del settore chimico , mi chiedevo quanto detraesse l’azienda del costo di un mio biglietto aereo.
Se il volo in economy costasse 600€ iva incl. Quanti € detrae l’azienda ?
E se lo stesso volo lo dovessi fare in business al costo di 2.000€ iva incl ?
Per le altre spese , tipo hotel , vale lo stesso discorso?
Grazie mille
Fabio
Dovrebbe legger sa che titolo lo percepisce se a titolo di indennità forfettaria (dovrebbe essere parificato alla retribuzione) o diaria giornaliera (esenti entro alcuni limiti), o ad altro titolo.
Io percepisco ogni mese, in qualità di agente di commercio, un rimborso spese per ogni giorno lavorato. È soggetto a tassazione come se fossero provvigioni?
Corretto il comportamento adottato dal suo dottore commercialista
Nel 2014 mi sono recato a Santo Domingo per lavoro.
In quella occasione ho affittato un appartamento ed un’auto con tanto di ricevute.
Oltre questo ho affrontato delle spese di macchinario e materiali vari per un ammontare totale di oltre 20.000€.
Il mio commercialista (sentita l’Agenzia delle Dogane) mi consiglia di fare una nota spese mensili tramite modello scaricabile da internet (non lo trovo).
Sapete dirmi qualche cosa????
Purtroppo questo è un problema della nuova generazione dei separati che rischiano seriamente di andare sull’orlo della povertà per passare gli alimenti alla moglie…..che magari conitnua a prendere al paghetta dal papà e diventa ricca mentre il padre fa la fame….lasciam perdere
Come mai tanta generosità da parte del fisco, a me che sono separato, a nell’assegno di mantenimento che do alla mia ex, era compreso anche mio figlio che vive con la mamma, il fisco ha detto che ho sbagliato e che quello che do a mio figlio non é detraibile e mi ha appioppato c.a 200 euro di sanzione oltre alla restituzione di 850.00 euro su una pensione di mille euro. Capitooo come siamo messi bene !!