Nuova Imposta di bollo per l’archiviazione sostitutiva con F24 2021: codici tributo e scadenza del saldo e acconto

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Il prossimo 30 aprile scade la nuova imposta di bollo per l’archiviazione sostituita da versare con modello F24 (e non più con modello F23) ed abbandonando la logica del doppio versamento acconto/saldo e qui vediamo come effettuare il calcolo del tributo fornendo anche un piccolo foglio di calcolo per farlo autonomamente qualora dovesse servirvi oltre ad indicarvi le modalità di compilazione per effettuare il versamento. Nel seguito trovate anche i riferimenti all’articolo di approfondimento sull’imposta di bollo relativa alla fatturazione elettronica. Chiarisco fin da subito, al fine di evitare l’applicazione di sanzioni, che la scadenza per il versamento dell’imposta di bollo è diverso rispetto a quello per l’archiviazione sostitutiva ed è trimestrale: il Decreto del 27 dicembre 2018 recita :” Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture elettroniche emesse in ciascun trimestre solare è effettuato entro il giorno 20 del primo mese successivo“.

Per il Libro giornale ed il Libro inventari il Governo Tremonti ha eliminato l’obbligo della bollatura e la vidimazione sociale dal 2001 come anche per i registri Iva. Tuttavia la oro archiviazione digitale sottostà all’obbligo di applicazione delle marche da bollo.

La premessa che faccio è che le precedenti modalità di assolvimento dell’imposta di bolo per i documenti cartacei restano e sono descritte nel seguito a cui si aggiunge però la nuova modalità di pagamento in vigore dal primo gennaio 2019 per le fatture elettroniche. Le modalità di versamento dell’imposta di bollo assolta in modalità virtuale relativa alle fatture elettroniche sono disciplinate dal DM del 28/12/2018. Per le fatture elettroniche non è necessaria la predisposizione della dichiarazione preventiva di assolvimento in modalità virtuale. Questa resta ferma per chi decidesse di applicarla pur non essendo obbligato alla fatturazione elettronica. Come nel caso dei contribuenti che aderiscono al regime di vantaggio o al regime forfettario dei minimi.

Nuova Imposta di bollo e conservazione dei documenti analogici

Per quello che concerne il versamento della nuova imposta di bollo per il primo anno di applicazione la liquidazione, ossia il calcolo dell’importo dovuto avviene elettronicamente dal portale. Sarà infatti l’agenzia delle entrate a liquidare l’imposta sulla base dei documenti presenti nell’area riservata del contribuente. L’imposta dovrà essere versata con modello F24  utilizzando il codice tributo “2505 – BOLLO VIRTUALE – RATA“.

Anni successivi al primo di utilizzo del bollo virtuale

Per gli anni successivi il contribuente deve presentare una dichiarazione di assolvimento preventiva indicante il numero dei documenti emessi nell’anno oggetto di versamento. Sulla base del numero ivi presente l’agenzia liquida imposta da versare in acconto che sarà poi conguagliata a febbraio.

Il decreto del Ministero delle Economie e delle Finanze del 17 giugno 2014 ha sostituito nella quasi totalità  decreto del M.E.F. del 23 gennaio 2004 detto codice di autonomia digitale. Lo stesso decreto dovrete prenderlo a riferimento come fonte normativa per l’imposta di bollo e anche per eventuali dubbi sulla fattura elettronica qualora i chiarimenti di prassi non fosse sufficienti.

Calcolo dell’imposta di bollo virtuale su documenti elettronici

La conservazione sostitutiva vede una semplificazione nella gestione dell’adempimento in quanto il versamento è unico e deve essere effettuato entro il 30 aprile di ciascun anno ossia per i soggetti con anno di imposta coincidente con l’anno solare altrimenti entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Per i libri e registri tenuti in forma cartacea l’imposta di bollo sarà  dovuta per un importo pari a 16 euro ogni 100 pagine.

Per gli archivi libri o registri tenuti in formato digitale invece dovrete versare un’imposta pari a 16 euro ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.

Importante: per le società che non sono di capitali l’imposta di bollo sarà pari invece a 32 euro per ogni 2500 registrazioni.

Da una parte quindi semplifica ma dall’altra come vedete rincara i prezzi…il costo della semplificazione :-)

Fino al 2013 invece funzionava così: dal punto di vista del calcolo dell’imposta prima  quanto si effettua precedentemente per cui potrete trovarvi di fronte a due modalità:

  • applicazione dell’imposta di bolo su libri e registri che possono essere applicate ogni 100 pagine per un importo pari a euro 14,62
  • Applicazione dell’imposta di bollo per euro 14,62 ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse che mi ricordano tanto le 14,62 euro per ogni 100 pagine di carta uso bollo che era proprio costituita da 25 righe (mi riferisco al classico foglio protocollo, per cui 25 x 100 fa proprio 2500)…peccato che le registrazione con la carta ad uso bollo non c’entra assolutamente niente per cui sarà facile veder lievitare i vostri costi per questa tipologia di voce.

Versamento e compilazione modello F24

L’Agenzia delle Entrate ha introdotto il codice tributo 2501 per l’assolvimento dell’imposta di bollo denominato appunto “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014” che potete trovare nella Risoluzione n. 106 del 2014. Nel seguito vediamo la definizione di documenti rilevanti ai fini tributari.

Se cliccate sul codice tributo 2501 trovate anche la pagina che vi riporta alla modalità di compilazione.

ESEMPIO compilazione codice tributo 2501

I dati proposti nell’esempio sono solo a titolo esemplificativo e li trovate nel file qui sotto:

Esempio Compilazione Codice Tributo 2501_Risoluzione 106_2014

Sezione modello F24 da compilare: ERARIO – Riferimento Normativo: Decreto  del 17 giugno 2014 Art. 6 Visualizza Risoluzione

Effettuazione della conservazione sostitutiva

Nulla cambia rispetto al processo di conservazione che avverrà sempre applicando su un file (quasi sicuramente sempre in formato .pdf) la propria firma digitale da parte del legale rappresentante o di un altro soggetto delegato ad apporre la firma ed assumersi la responsabilità e apponendo anche la marcatura temporale  al fine di garantire che i file siano non più modificabili, autentici ed abbiano una data certa.
I file dovranno sempre garantire la riproducibilità al momento di una ipotetica richiesta, verifica, accesso, da parte degli organi di controllo come agenzia delle entrate o guardia di finanza.
Il riferimento temporale ossia la marcatura servirà anche in giudizio per opporla a terzi.

Entro quando applicare la marcatura temporale

L’apposizione della marcatura e quindi anche della firma digitale potrà avvenire al più entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della presentazione delle dichiarazione annuali modello Unico per cui in linea di massima il 31 gennaio per i soggetti che presentano la dichiarazione entro il 30 settembre ossia che hanno l’anno di imposta coincidente con l’anno solare. Tuttavia è sempre meglio verificare la scadenza dei dichiarativi perchè potrebbero beneficiare di proroghe introdotte per uno specifico anno come successo ad esempio nel 2020 e 2021.

Abrogazione dell’impronta digitale

Con l’occasione ci hanno fatto anche un piacere ed hanno abrogata la trasmissione dell’impronta digitale dei documenti informatici che effettivamente non aveva molto senso visto che oggi abbiamo una marcatura temporale, altrimenti a cosa serviva spendere costi e tempo per marcare i file?

Cosa si intende per registrazione ai fini dell’imposta di bollo per l’archiviazione 

Si intende a mio avviso l’accadimento aziendale non la singola riga di libro giornale anche se devo riconoscere che nell’indeterminatezza della previsione normativa e dato il ridotto carico fiscale connesso al soddisfacimento dell’adempimento in questione conviene mantenersi cautelativamente nell’ambito teoria che considera quale singola registrazione la singola riga del registro.

Laddove invece siate in grado di quantificare numericamente le registrazione allora sarà possibile anche prendere questo parametro più semplice.
Non pochi problemi e margini di significativa interpretazione intervengono nella definizione di registrazione che dovrà intendersi come accadimento contabile.

Quali sono i documenti informatici fiscalmente rilevanti

In relazione a tale disposizione, si osserva che per “documenti informatici fiscalmente rilevanti”, ai fini dell’applicazione dell’imposta di bollo nei modi previsti dal citato decreto ministeriale, devono intendersi i libri e registri di cui all’articolo 16, lettera a), della tariffa, parte prima, allegata al d.P.R. n. 642 del 1972 e le fatture, note e simili di cui all’articolo 13, n. 1, della tariffa, parte prima, allegata al citato d.P.R..

Chiarimenti applicativi dall’agenzia delle entrate

L’agenzia delle entrate in una recente risposta ad un’istanza di interpello ha fornito alcuni importanti chiarimenti anche se ci attendevamo sinceramente una maggiore apertura maggiormente in linea al processo tecnologico.

L’articolo 7, comma 4-quater,del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, dalla legge 8agosto 1994, n. 489  ad oggi che «[…] la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza».
Come evidenziato nel relativo dossier dei lavori parlamentari imposta bollo.

L’ articolo riproduce il contenuto dell’articolo 20 della proposta di legge in materia di semplificazioni fiscali, già approvata alla Camera e ora all’esame del Senato (AS 1294)», a sua volta coincidente con il precedente articolo 14 dell’originario disegno di legge (A.C. 1074), con cui il legislatore ha inteso estendere l’«obbligo di stampa cartacea soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente, già previsto limitatamente ai registri dell’IVA, […] a tutti i registri contabili tenuti invia meccanizzata o elettronica.

Per la tenuta in forma elettronica, inoltre, è considerato valido qualsiasi supporto» (così, testualmente, la proposta di legge disponibile sul sito istituzionale della Camera dei Deputati Imposta di bollo.

L’intervento richiamato, tuttavia, non ha modificato le norme in tema di conservazione e tra queste, con specifico riferimento ai documenti informatici fiscalmente rilevanti – tra cui il  libro giornale e il libro degli inventari, le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, le scritture ausiliarie di magazzino, il  registro dei beni ammortizzabili, […], i registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto.

La circolare n. 36/E del 6dicembre 2006 alla quale si rinvia per un’elencazione esemplificativa di tali documenti) – il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, sostitutivo del precedente 23 gennaio 2004.

In particolare, il decreto, ricordato che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (cfr. l’articolo 2), prescrive che essi vengano conservati in modo tale che, a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità e b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione

Tenuta registri e conservazione sono concetti diversi

Tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità (cfr articoli 39 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633 e 22 del DPR 29 settembre 1973, n. 600) – qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico, a) ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica e b) entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del citato d.m.17 giugno 2014 – e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso si rinvia – laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.

Fatta tale premessa, nell’ipotesi in cui la tenuta dei registri contabili e i libri sociali, indipendentemente dalla successiva conservazione, avvenga in modalità elettronica occorre far riferimento al decreto ministeriale 17 giugno 2014, recante «Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto», come previsto dall’articolo 6. Questo prevede che l’assolvimento dell’imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari, si effettua con il versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, con modalità esclusivamente telematica».

L’imposta è corrisposta mediante versamento con modello di pagamento F24, con il codice tributo”2501” denominato “imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari- articolo 6 del decreto 17 giugno 2014“, (cfr. risoluzione n. 106/E del 2dicembre 2014).

Scadenza: Il pagamento avviene in un’unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Da ultimo, il successivo comma 3 al medesimo articolo dispone che «L’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse»

Vecchia imposta di Bollo

Come si calcolava la vecchia imposta di bollo per l’archiviazione sostitutiva fino al 2013

Il 31 gennaio attenzione alla scadenza per il pagamento dell’imposta di bollo con modello F23 sull’archiviazione sostitutiva digitale dei libri e registri e documenti contabili al saldo e all’acconto per i soggetti che procedono appunto all’archiviazione sostitutiva dei documenti cartacei.

La prima verifica riguarda se avete inviato la comunicazione con la quale comunicate che intendete passare al regime sostitutivo di alcuni libri e registri contabili da notificare all’agenzia delle entrate di competenza della professionista o società mediante raccomandata AR. In tal modo state comunicando l’intenzione ad archiviare digitalmente i documenti contabili.

Molto importante ai fini del riscontro sul corretto versamento delle imposte di bollo diviene la procedura di conservazione elettronica archiviazione sostitutiva dei documenti informatici che dovrà avere in sè tutte quelle caratteristiche (immodificabilità mediante apposizione della marcatura temporale) che saranno necessarie a creare l’impronta da inviare all’agenzia delle entrate ogni anno.

L’imposta in sintesi fino al 2013

L’imposta di bollo è disciplinata dal DPR 642 del 1972 che è stato successivamente modificato dall’articolo 7 del Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004 che è stata poi definito e approfondita dalla  Circolare ministeriale n. 5 del 2012 con la presentazione di due distinte comunicazioni delle quali:

Versamento su base presuntiva fino al 2013

In una prima fase si comunica e si versa un’imposta bollo su base presuntiva contenente l’indicazione dei documenti archiviati e del numero stimato dei documenti e dei registri nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta versata con modello F23.

Versamento a consuntivo entro gennaio fino al 2013

Entro il 31 gennaio dell’anno successivo si dovranno invece ricalcolare gli importo effettivamente dovuti e versare l’acconto su base presuntivo per l’anno successivo e così via ogni anno e dalla quale eventualmente potranno anche scaturire non solo debiti ma anche rimborsi di imposta qualora l stime fossero state calcolate in eccedenza.

Come funzionava l’imposta di bollo per l’archiviazione sostitutiva fino al 2013

L’imposta è pari a 14,62 euro per ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse che mi ricordano tanto le 14,62 euro per ogni 100 pagine di carta uso bollo che era proprio costituita da 25 righe (mi riferisco al classico foglio protocollo).

Entro quando si effettua il pagamento dell’imposta di bollo per l’archiviazione sostitutiva dei documenti cartacei (OLD)

La scadenza per il pagamento dell’acconto e del saldo dell’imposta di bollo deve essere effettuato entro il 31 gennaio di ogni anno con modello F23 utilizzando i seguenti codici  tributo:

  • 458 T per il pagamento del saldo dell’imposta di bollo
  • 455 T per il pagamento dell’acconto dell’imposta di bollo

Successiva comunicazione all’agenzia delle entrate l’anno successivo

Oltre al pagamento dell’imposta di bollo sarà necessario anche inviare una comunicazione a consuntivo e nella quale inserire ogni singolo documento registro o libro archiviato sostitutivamente e il numero delle registrazione di ciascuno a consuntivo in modo da risalire all’effettivo debito di imposta, con evidenza dell’eventuale differenza a debito o anche a credito derivante dalla differenza tra acconto versato e saldo a consuntivo rilevato l’anno successivo.

Sanzioni per omesso pagamento imposta di bollo

Essendo uno di quegli adempimenti di minore importo il cui calcolo avviene annualmente  può accadere di incorrere in ritardi, errati o omessi versamenti ai quali potete ovviare con il ravvedimento operoso. Per agevolarvi vi dico che i codici tributo che trovato per effettuare il ravvedimento operoso per questo tipo di imposta da versare, ricordo, con modello F23 sono

  • 675T a titolo di Sanzioni
  • 731T a titolo Interessi da calcolarsi al tasso legale vigente nel periodo intercorrente tra omesso versamento e data di versamento con ravvedimento

Invio impronte libri e registri archiviati in scadenza (abrogato dal 2014)

Poi attenzione anche perchè il 31 gennaio di ciascun anno scade il termine per l’invio telematico dell’impronta digitale all’agenzia delle entrate del flusso al cui interno sono contenute le informazioni relative proprio all’archiviazione sostitutiva secondo le specifiche tecniche contenute nell’apposito provvedimento dell’agenzia delle entrate.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Le fatture emesse elettronicamente devono riportare l’indicazione dell’assolvimento dell’imposta di bollo ex  Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 e dovrei budini versare un’imposta di bollo. Su questo fronte alcuni sostengono che per ogni fattura seppure vada ad iva deve essere versata anche un’imposta di bollo per il fatto che è stata trasmessa telematicamente e che non vi sia un archivio cartaceo tuttavia. Su tal punto mi farebbe piacere avere anche il vostro parere.

A mio avviso non ne comprendo bene i motivo in quanto non solo le fatture vanno ad Iva ma la norma di dice che devono essere riproducibili a richiesta da parte del soggetto verificatore.

Un chiarimento servirebbe in auto sempre più società cercando di gestire elettronicamente grandi flussi di fatture che inviano in pdf direttamente ai propri clienti attraverso software gestionali e non sono i pochi i responsabili amministrativi o fiscali che si domandano se sia necessario spendere altri costi per stampare ed archiviare fatture che sarebbero riproducibili in qualsiasi momento.

Io consiglio comunque di dotarsi di un archivio che, seppur elettronico, garantisce sempre che il software non riesca più ad estrarre le fatture magari a distanza di 3 o quattro anni; ciò al fine di mantenere un archivio o un backup dell’archivio presente sui sistemi contabili.

Quando applicare la marca da bollo in fattura

Imposta di bollo sulle fatture elettroniche: scadenza e modalità di versamento sono cambiate

 Vi segnalo inoltre i due articoli strettamente connessi a tale argomento che sono dedicati alla conservazione elettronica sostitutiva dei documenti aziendali e alla marcatura temporale dei documenti aziendali.

Da non confondere…con la tassa annuale di vidimazione dei libri sociali

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