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Nuova Imposta di bollo per l’archiviazione sostitutiva con F24: codici tributo e scadenza del saldo e acconto

Il prossimo 30 aprile scade la nuova imposta di bollo per l’archiviazione sostituita da versare con modello F24 (e non più con modello F23) ed abbandonando la logica del doppio versamento acconto/saldo e qui vediamo come effettuare il calcolo fornendo anche un piccolo foglio di calcolo qualora dovesse servirvi oltre ad indicarvi le modalità di compilazione per effettuare il versamento.

Nuova Imposta di bollo e conservazione dei documenti informatici

Il decreto del Ministero delle Economie e delle Finanze del 17 giugno 2014 ha sostituito nella quasi totalità  decreto del M.E.F. del 23 gennaio 2004 detto codice di autonomia digitale.

Calcolo dell’imposta di bollo

La conservazione sostitutiva vede una semplificazione nella gestione dell’adempimento in quanto il versamento è unico e deve essere effettuato entro il 30 aprile di ciascun anno ossia per i soggetti con anno di imposta coincidente con l’anno solare altrimenti entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Per i libri e registri tenuti in forma cartacea l’imposta di bollo sarà  dovuta per un importo pari a 16 euro ogni 100 pagine.

Per gli archivi libri o registri tenuti in formato digitale invece dovrete versare un’imposta pari a 16 euro ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Per le società che non sono di capitali l’imposta di bollo sarà pari invece a 32 euro per ogni 2500 registrazioni.

Da una parte quindi semplifica ma dall’altra come vedete rincara i prezzi…il costo della semplificazione :-)

Fino al 2013 invece funzionava così: dal punto di vista del calcolo dell’imposta prima  quanto si effettua precedentemente per cui potrete trovarvi di fronte a due modalità:

  • applicazione dell’imposta di bolo su libri e registri che possono essere applicate ogni 100 pagine per un importo pari a euro 14,62
  • Applicazione dell’imposta di bollo per euro 14,62 ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse che mi ricordano tanto le 14,62 euro per ogni 100 pagine di carta uso bollo che era proprio costituita da 25 righe (mi riferisco al classico foglio protocollo, per cui 25 x 100 fa proprio 2500)…peccato che le registrazione con la carta ad uso bollo non c’entra assolutamente niente per cui sarà facile veder lievitare i vostri costi per questa tipologia di voce.

Versamento e compilazione modello F24

L’Agenzia delle Entrate ha introdotto il codice tributo 2501 per l’assolvimento dell’imposta di bollo denominato appunto “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014” che potete trovare nella Risoluzione n. 106 del 2014.

Se cliccate sul codice tributo 2501 trovate anche la pagina che vi riporta alla modalità di compilazione.

Effettuazione della conservazione sostitutiva

Nulla cambia rispetto al processo di conservazione che avverrà sempre applicando su un file (quasi sicuramente sempre in formato .pdf) la propria firma digitale da parte del legale rappresentante o di un altro soggetto delegato ad apporre la firma ed assumersi la responsabilità e apponendo anche la marcatura temporale  al fine di garantire che i file siano non più modificabili, autentici ed abbiano una data certa.

I file dovranno sempre garantire la riproducibilità al momento di una ipotetica richiesta, verifica, accesso, da parte degli organi di controllo come agenzia delle entrate o guardia di finanza.

Il riferimento temporale ossia la marcatura servirà anche in giudizio per opporla a terzi.

Entro quando applicare la marcatura temporale

L’apposizione della marcatura e quindi anche della firma digitale potrà avvenire al più entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della presentazione delle dichiarazione annuali modello Unico per cui in linea di massima il 31 gennaio per i soggetti che presentano la dichiarazione entro il 30 settembre ossia che hanno l’anno di imposta coincidente con l’anno solare.

Abrogazione dell’impronta digitale

Con l’occasione ci hanno fatto anche un piacere ed hanno abrogata la trasmissione dell’impronta digitale dei documenti informatici che effettivamente non aveva molto senso visto che oggi abbiamo una marcatura temporale, altrimenti a cosa serviva spendere costi e tempo per marcare i file?

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Le fatture emesse elettronicamente devono riportare l’indicazione dell’assolvimento dell’imposta di bollo ex  Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 e dovrei budini versare un’imposta di bollo. Su questo fronte alcuni sostengono che per ogni fattura seppure vada ad iva deve essere versata anche un’imposta di bollo per il fatto che è stata trasmessa telematicamente e che non vi sia un archivio cartaceo tuttavia. Su tal punto mi farebbe piacere avere anche il vostro parere. A mio avviso non ne comprendo bene i motivo in quanto non solo le fatture vanno ad Iva ma la norma di dice che devono essere riproducibili a richiesta da parte del soggetto verificatore.

Un chiarimento servirebbe in auto sempre più società cercando di gestire elettronicamente grandi flussi di fatture che inviano in pdf direttamente ai propri clienti attraverso software gestionali e non sono i pochi i responsabili amministrativi o fiscali che si domandano se sia necessario spendere altri costi per stampare ed archiviare fatture che sarebbero riproducibili in qualsiasi momento.

Io consiglio comunque di dotarsi di un archivio che, seppur elettronico, garantisce sempre che il software non riesca più ad estrarre le fatture magari a distanza di 3 o quattro anni; ciò al fine di mantenere un archivio o un backup dell’archivio presente sui sistemi contabili.

Cosa si intende per registrazione ai fini dell’imposta di bollo per l’archiviazione 

Si intende a mio avviso l’accadimento aziendale non la singola riga di libro giornale anche se devo riconoscere che nell’indeterminatezza della previsione normativa e dato il ridotto carico fiscale connesso al soddisfacimento dell’adempimento in questione conviene mantenersi cautelativamente nell’ambito teoria che considera quale singola registrazione la singola riga del registro.

Laddove invece siate in grado di quantificare numericamente le registrazione allora sarà possibile anche prendere questo parametro più semplice.
Non pochi problemi e margini di significativa interpretazione intervengono nella definizione di registrazione che dovrà intendersi come accadimento contabile

 

Vecchia imposta di Bollo

 

 

Come si calcolava la vecchia imposta di bollo per l’archiviazione sostitutiva fino al 2013

Il 31 gennaio attenzione alla scadenza per il pagamento dell’imposta di bollo con modello F23 sull’archiviazione sostitutiva digitale dei libri e registri e documenti contabili al saldo e all’acconto per i soggetti che procedono appunto all’archiviazione sostitutiva dei documenti cartacei.

La prima verifica riguarda se avete inviato la comunicazione con la quale comunicate che intendetepassare al regime sostitutivo di alcuni libri e registri contabili da notificare all’agenzia delle entrate di competenza della professionista o società mediante raccomandata AR. In tal modo state comunicando l’intenzione ad archiviare digitalmente i documenti contabili.

Molto importante ai fini del riscontro sul corretto versamento delle imposte di bollo diviene la procedura di conservazione elettronica archiviazione sostitutiva dei documenti informatici che dovrà avere in sè tutte quelle caratteristiche (immodificabilità mediante apposizione della marcatura temporale) che saranno necessarie a creare l’impronta da inviare all’agenzia delle entrate ogni anno.

L’imposta in sintesi fino al 2013

L’imposta di bollo è discplinata dal DPR 642 del 1972 che è statao successivamente modificato dall’articolo 7 del Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004 che è stata poi definito e approfondita dalla  Cicorlare ministeriale n. 5 del 2012 con la presentazione di due distinte comunicazioni delle quali:

Versamento su base presuntiva fino al 2013

In una prima fase si comunica e si versa un’imposta bollo su base presuntiva contentnete l’indicazione dei docuementi archiviati e del numero stimato dei documenti e dei registri nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta versata con modello F23.

Versamento a consuntivo entro gennaio fino al 2013

Entro il 31 gennaio dell’anno successivo si dovranno invece riclaolcare gli importo effettivamente dovuti e versre l’acconto su base presnutivo per l’anno successivo e così via ogni anno e dalla quale eventualmente potranno anche scaturire non solo debiti ma anche rimborsi di imposta qualora l stime fossero state calcolate in eccedenza.

Come funzionava l’imposta di bollo per l’archiviazione sostitutiva fino al 2013

L’imposta è pari a 14,62 euro per ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse che mi ricordano tanto le 14,62 euro per ogni 100 pagine di carta uso bollo che era proprio costituita da 25 righe (mi riferisco al classico foglio protocollo).

Entro quando si effettua il pagamento dell’imposta di bollo per l’archiviazione sostitutiva dei documenti cartacei

La scadenza per il pagamento dell’acconto e del saldo dell’imposta di bollo deve essere effettuato entro il 31 gennaio di ogni anno con modello F23 utilizzando i seguenti codici  tributo:

  • 458 T per il pagamento del saldo dell’imposta di bollo
  • 455 T per il pagamento dell’acconto dell’imposta di bollo

Successiva comunicazione all’agenzia delle entrate l’anno successivo

Oltre al pagamento dell’imposta di bollo sarà necessario anche inviare una comunicazione a consuntivo e nella quale inserire ogni singolo documento registro o libro archiviato sostitutivamente e il numero delle registrazione di ciascuno a consuntivo in modo da risalire all’effettivo debito di imposta, con evidenza dell’eventuale differenza a debito o anche a credito derivante dalla differenza tra acconto versato e saldo a consuntivo rilevato l’anno successivo.

Sanzioni per omesso pagamento imposta di bollo

Essendo uno di quegli adempimenti di minore importo il cui calcolo avviene annualmente  può accadere di incorrere in ritardi, errati o omessi versamenti ai quali potete ovviare con il ravvedimento operoso. Per agevolarvi vi dico che i codici tributo che trovato per effettuare il ravvedimento operoso per questo tipo di imposta da versare, ricordo, con modello F23 sono

  • 675T a titolo di Sanzioni
  • 731T a titolo Interessi da calcolarsi al tasso legale vigente nel periodo intercorrente tra omesso versamento e data di versamento con ravvedimento

Invio impronte libri e registri archiviati in scadenza (abrogato dal 2014)

Poi attenzione anche perchè il 31 gennaio di ciascun anno scade il termine per l’invio telematico dell’impronta digitale all’agenzia delle entrate del flusso al cui interno sono contenute le informazioni relative proprio all’archiaviazione sostitutiva secondo le specifiche tecniche contenute nell’apposito provvedimento dell’agenzia delle entrate.

 Vi segnalo inoltre i due articoli strettamente connessi a tale argomento che sono dedicati alla conservazione elettronica sostitutiva dei documenti aziendali e alla marcatura temporale dei documenti aziendali.

Da non confondere…con la tassa annuale di vidimazione dei libri sociali

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