Fisco Auto e Veicoli

Calcolo Fringe Benefit Macchina Aziendale con esempio in xls

28 Febbraio 2023

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Aggiornato il 4 Maggio 2023

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Come si calcola il fringe benefit da inserire in busta paga al dipendente per l’utilizzo dell’auto anche per fini personali o promiscuo lo vediamo nel seguito anche con l’ausilio di alcuni esempi pratici per fornire degli strumenti di controllo o di calcolo utili tanto all’amministrazione di una società quanto al dipendente che vuole verificare cosa gli stanno inserendo nella busta paga.

Come funziona il rimborso chilometrico

Da una parte assistiamo alla tassazione di una somma nella busta paga del dipendente qualora questa ecceda determinate soglie e dall’altra alla deduzione limitata in capo al datore di lavoro. Nel seguito vediamo come funzionano entrambe.

In capo al dipendente la norma che disciplina la tassazione del benefit auto al dipendente afferma che concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente Irpef la quota i beneficio che eccede la soglia fissa di 258,23 euro.

Nel caso di utilizzo promiscuo dell’auto tuttavia si utilizza una formula di calcolo convenzionale basata su una tariffa media specifica per ogni veicolo e la percorrenza media annua di 15 mila km.

Ad ogni trasferta sostenuta dal dipendente con utilizzo del proprio autoveicolo con pagamento delle spese di viaggio, vitto e alloggio corrisponde una indennità fissa giornaliera corrisposta al lavoratore che può essere non imponibile in busta paga in capo al dipendente e non tassabile, ossia deducibile, in capo all’azienda laddove si rispettino alcuni requisiti.
Tale rimborso si sostanzia in una indennità chilometrica pagata al dipendente a fronte del costo del carburante e della gestione del veicolo ma non anche di eventuali pedaggi autostradali. Si va infatti a remunerare il logorio fisico del mezzo personale e per farlo ci si appiglia ad una percorrenza media ed ad un costo relativo stabilità dall’ACI.

Primo requisito per la detassazione del rimborso: caratteristiche del veicolo

Il legislatore impone come requisito per la deduzione alcune caratteristiche che deve avere il veicolo che sono:

potenza massima non superiore a 17 cavalli, se benzina;
potenza massima non superiore a 20 cavalli se diesel.

Questo non significa che i dipendenti dovranno girare con la giardinetta ma che la quota parte di indennità/rimborso riferito alla potenza in eccesso non godrà dell’agevolazione fiscale della detassazione.

Secondo Requisito: la percorrenza media ed il costo chilometrico per ciascuna autovettura

Nel caso in cui il dipendente parte direttamente dalla propria abitazione per andare in trasferta e non dalla propria sede di lavoro è stato chiarito che l’eccedenza di tragitto ed il relativo costo calcolato con le medesime modalità diviene imponibile in capo al dipendente come fringe benefit per cui tassato in busta paga.

Calcolo del rimborso chilometrico al dipendente

Per effettuare il calcolo del rimborso chilometrico da corrispondere al lavoratore dipendente, è necessario fare riferimento alle Tabelle Aci che sono aggiornate annualmente e che trovate direttamente sul sito.
Le tabelle sono strutturate in modo tale da stabilire una percorrenza media ed il relativo costo annuo per ciascuna tipologia di autovettura esistente sul mercato. Qualora non vi fosse potete logicamente prendere un’auto similare per cavalli, potenza e valore o prezzo di acquisto.
Abbiamo così dei costi proporzionali correlati al grado di utilizzo del veicolo che identifica un valore che dovrebbe ricomprendere la sommatoria dei costi sostenuti per quella percorrenza media in termini di carburante, usura pneumatici, oli, spese di manutenzione e riparazione.

Avete poi anche dei costi non proporzionali che non sono direttamente correlati all’utilizzo del mezzo e che si sostanziano nelle spese di assicurazione o nel bollo auto.

Come avere le Tabelle ACI

Per effettuare il calcolo è necessario avere davanti le tabelle ACI che potrete visionare gratuitamente andando nella sezione ACI – Servizi. prima però dovrete registrarvi (gratuitamente).

Come effettuare il calcolo del rimborso chilometrico in busta paga

La società potrà riconoscere entrambe le componenti di costi senza effettuare alcuna restrizione o anche volendo può effettuare una distinzione e decidere di rimborsarle solo entrambe. Non esiste un limite o un obbligo di rimborso ma ci si rifà agli accordi con il singolo dipendente che potrebbe anche rifiutarsi di prendere la propria autovettura. In entrambi i casi però dovrà tenere in considerazione comunque un quota parte di entrambi per l’utilizzo anche personale del mezzo che viene promiscuamente adibito sia all’attività lavorativa sia al consumo personale.

Per effettuare il calcolo dovrete seguire i seguenti passi

Tracciare i giorni effettivi impiegati nelle trasferte
Identificare i chilometri percorsi solo per l’attività lavorativa
Identificare il tipo di autoveicolo nelle tabelle ACI di proprietà del dipendente
Identificare costi proporzionali e non proporzionali ivi iscritti

Rimborso chilometrico = (Costo ACI proporzionale * GG trasferta / 365) + (Costi ACI non proporzionali * Km impiegati nelle trasferte)

Esempio calcolo Fringe Benefit in busta paga

Prendiamo ad esempio il caso tipico del dipendente a cui viene concessa la macchina aziendale ad uso promiscuo per la maggior parte del periodo di imposta. Per semplicità immaginiamo che questo periodo coincide con l’anno solare per facilitarci nei calcoli.

Sul sito dell’ACI trovate la tariffa per costo chilometrico vigente nell’anno di imposta.

Moltiplichiamo la tariffa che immaginiamo essere di 0,5000 euro per Km per la percorrenza convenzionale di 15 mila km e otterremo il risultato di 7.500.

Il fringe benefit annuale sarà dato dalla seguente formula 7.500 x 30 : 100 =2.250

Importo indennità aggiuntiva da inserire nella busta paga sarà pari all’importo annuo diviso le mensilità tassate in busta paga. Se queste sono 12 avrete che in busta vi sarà inserita una voce pari a 187,5 e confluisce nel reddito imponibile del dipendente da tassare in busta paga.

Questo per dirvi che per l’utilizzo dell’auto pagherete anche una piccola quota di imposte (che vi piace tanto chiamarle tasse) sui 187,50 euro sulla base degli scaglioni IRPEF vigenti. Se immaginiamo una tassazione media intorno al 30% significa che per l’utilizzo promiscuo dell’auto pagherei anche di tasca vostra qualcosa come 40/50 euro al mese.

Vi ricordo per chi utilizza questo strumento per far transitare fittiziamente bonus ai dipendenti che oltre al monito di non farlo, le trasferte dovranno essere tracciate ossia non vi potete inventare che il dipendente ha girato 365 giorni l’anno in cerca di clienti anche nelle tartufaie in Umbria perchè sarebbe poco credibile e vi esporreste ad accertamenti da parte del fisco che difficilmente potrebbero poi essere difesi anche dal più bravo dei principi del foro tributario.

Pertanto tracciate i giorni effettivi di trasferta e sulla base di quello calcolate la quota di rimborso chilometrico spettante.
Altri problema riguardano gli studi di settore che da domani si chiameranno ISA e che dentro accolgono anche delle valutazioni sulla congruenza, coerenza e ragionevolezza del numero di km annui percorsi e dei giorni di trasferta effettuati.

Terzo requisito: destinazione della trasferta

Se effettuata nello stesso comune o in un comune che dista meno di 10 km da quello della residenza del lavoro il rimborso chilometrico in capo al dipendente sarà imponibile nella busta paga del dipendente come fringe benefit; infatti come anche chiarito dalla RM dell’Ade i cui riferimento sono sotto riportati si evince che l’indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto, comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito.

Partenza da casa per la trasferta

Altra caratteristica oggetto di chiarimenti da parte dell’agenzia delle entrate riguarda il luogo di potenza in quanto molto spesso si parte direttamente da casa senza sapere che il trattamento fiscale può essere molto diverso.
Ora premesso che accertare da dove parte il dipendente per il fisco è praticamente quasi impossibile, se la distanza dalla propria abitazione alla destinazione del missione è inferiore rispetto alla distanza dalla sede di lavoro alla stessa destinazione allora il rimborso chilometrico non è imponibile per cui non sarà tassato nella busta paga del dipendente.

Se la distanza è maggiore invece sarà considerato un fringe benefit tassabile solo per l’eccedenza rispetto alla distanza sede di lavoro/destinazione trasferta.
Se effettuato fuori dal comune invece valgono le regole di determinazione del costo chilometrico media secondo le tabelle ACI che avete visto sopra.

Casi Particolari: rimborsi chilometrici dipendenti per auto su leasing, noleggio e full rent

Lo stesso trattamento vale anche nel caso di autoveicoli che sono solo a disposizione del dipendente, in comodato, in leasing o a noleggio o altre forme similari.

Deduzione Fiscale costo per l’azienda

L’azienda che concede al dipendente l’uso dell’autovettura ad uso promiscuo per la maggior parte del periodo d’imposta in cui questo è impiegato presso l’azienda può portare in deduzione fiscale ai fini IRES il 70% del costo sostenuto per l’autovettura. Tra i costi non c’è solo quello di acquisto o dell’eventuale leasing o noleggio ma anche i ulteriori costi di gestione (assicurazione auto, carburante e benzina, cambio gomme, pneumatici bollo auto, o tassa di circolazione) e manutenzione (meccanico se si rompe per fare un esempio).

Fatturazione dell’operazione

Non scordatevi anche la fattura in quanto per gli importo che sono rimborsati e che rientrano nell’ambito di applicazione del della disciplina in esame sarà necessario emettere una fattura al dipendente soggetto ad Iva in misura ordinaria e consegnata al dipendente. E’ importante perchè la mancata osservanza di questo obbligo vi espone alle sanzioni previste in caso di omessa fatturazione e annotazione sui registri contabili.
Per le regole della tassazione dei rimborsi esistono poi tre diverse metodologie di tassazione che trovate nell’articolo dedicato alla tassazione delle spese di viaggio, vitto, alloggio e trasferta dove troverete anche altri casi particolari.

Novità dal primo luglio 2020

La Legge di bilancio 202o ha introdotto un meccanismo di tassazione dell’auto nella busta paga del dipendente in funzione anche delle emissioni dei veicolo aziendale. In altre parole

La percentuale forfettaria del 30% a livello di fringe viene ora modulata a seconda del valore dell’emissione per cui scenderà al 25% per i veicoli con valori di emissione di anidride carbonica non superiori a 60g/Km. Resterà al 30% per valori di emissione di anidride carbonica superiori a 60 g/km e inferiori a 160 g/km.

Salirà al 40% per cento per il 2020 (50% dal 2021) per valori di emissione di anidride carbonica
superiori a 160 g/km e inferiori a 190 g/km per arrivare fino al 50% (60% dal 2021) per valori di emissione di anidride carbonica superiori a 190 g/km.