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Fattura Elettronica 2019 in pdf: quando è possibile e come si conserva

Si potrà effettuare l’emissione e la conservazione della fattura elettronica anche in formato pdf sempre che sia identico nel contenuto al formato xml così come definito negli ultimi chiarimenti diramati dall’agenzia delle entrate per rendere più semplice uno dei numerosi problemi che stanno incontrando i contribuenti con l’adozione della fattura elettronica di prossima scadenza.

Vi informo con l’occasione che l’Ade ha chiarito anche i casi in cui non si effettua la comunicazione delle operazioni con l’estero.

La fattura elettronica è un file che nasce nel formato XML (Extensible Markup Language), formato originale della fattura il quale non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati. Il file XML deve essere conforme alle specifiche tecniche di cui all’allegato A del provvedimento 30 aprile 2018 emesso dall’Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti:

  • va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone
  • deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Il SdI è una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:  verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali (art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura

La stessa previsione regolamentare vale non solo per l’emissione di fatture ma anche per le loro note di variazioni o note di credito per cui valgono le stesse regole.

Quando è possibile emettere la fattura in pdf o con le vecchie regole

Ad oggi i soggetti obbligati all’emissione della fattura elettronica stanno procedendo comunque ad inviare una copia di cortesia delle fatture anche in formato pdf per alleviare il mal i pancia dei loro clienti che si troveranno a dover gestire flussi in xls poco leggibili dai loro uffici contabili. Tuttavia è importante chiarire che laddove la fattura elettronica non sia considerato emessa per presenza di scarta non potrà essere sostituita dal pdf ma dovrà essere emesso un nuovo file xml secondo la procedura di correzione e gestione degli scarti delle fatture elettroniche.

Soggetti esentati dalla trasmissione della fattura elettronica

Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (di cui all’art.27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111) e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario dei minimi” (di cui all’art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190).

A tali categorie di operatori si possono aggiungere i “piccoli produttori agricoli” (di cui all’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), i quali erano esonerati per leggedall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazioneelettronica.

Sarà possibile per i soggetti che aderiscono ad un regime forfettario come quello dei minimi o di vantaggio che hanno una deroga all’emissione delle fatture in formato elettronico. Volendo possono anche loro trasmetterle nel nuovo formato seguendo il provvedimento di aprile 2018.

Conservazione Elettronica gratuita con l’agenzia delle entrate

Sse accedete a questa area riservata dell’agenzia delle entrate dopo che vi siete autenticati potete fruire del servizio gratuito di conservazione sostitutiva dei documenti elettronici.

Se non volete procedere autonomamente potete dare incarico ad un intermediario abilitato fornendogli apposita delega

Alcune specifiche tecniche sul formato dei file da inviare e conservare che aiutano a capire

Le fatture emesse singolarmente o zippate in un unico file di archivio non devono superare il limite  di 5 MB o superare il numero di 10 fatture insieme; al superamento dei limiti il file sarà scartato. Nel caso delle forniture di più fatture insieme se anche solo una ha un problema e viene scartata tutto il file sarà scartato. Questo non significa che non convenga inviare tutte le fatture insieme, intendiamoci. Avere la possibilità di ridurre il lavoro comprimendo il file è senza dubbio un vantaggio da cogliere per evitare di dover caricare le fatture una alla volta com perdita eccessiva di tempo. Solitamente, per quanto possa essere non agevole la comprensione dello scarto viene sempre descritto l’errore.

Estensioni file

Il file singolo o la fornitura dovranno avere alternativamente le seguenti estensioni:

  1. .xml: quello previsto di default per l’emissione della fattura
  2. p7m: (quello della fattura firmata digitalmente: l’apposizione della firma senza marcatura temporale non ha un costo. Abbiamo già avuto modo di leggere come si effettua l’apposizione della firma digitale su documenti nell’articolo dedicato alla conservazione sostitutiva dei documenti elettronici. Nella sostanza se vi fate installare la firma digitale tramite acrobat reader potrete aprile il file in formato .pdf e con la funzione sulla destra dello schermo Firma digitale potete apporre la vostra firma.
  3. .zip: file per la fornitura di lotti di fattura compressi

Inizialmente non era possibile procedere alla conservazione dei .pdf in quanto questo risponde ad una precisa logica per il fisco di avere a disposizione i dati con una certa granularità e poterli quindi lavorare non solo per finalità statistiche ma anche accertati automatiche. In altre parole il funzionario dell’agenzia delle entrate non potrebbe, o meglio può ma gli costerebbe troppo tempo, verificare il contenuto singolo dei pdf per cui richiede si basa su l’estrazione di dati elaborati in automatico dai sistemi che effettuano controllo di coerenza direttamente sui flussi inviati.

Tuttavia il costo risparmiato per il fisco italiano ha un costo per il contribuente che di punto in bianco deve anche sobbarcarsi l’onere di conservare digitalmente i propri documenti. Vero è che prima sosteneva costi per l’archivio cartacea per cui a nonostante le modifiche dovrebbe risparmiare già sul breve-medio periodo tra cartaceo e digitale.

L’agenzia delle entrate quindi ha pensato di consentire la conservazione delle fatture in pdf in luogo del formato XML, a condizione che il contenuto dei documenti sia identico.

Una cosa è generare i due file ideatitici ed una cosa è dare la garanzia che lo siano. Per il primo aspetto non è difficile in quanto  come vedrete nel caso dell’articolo dedicato proprio a come emettere una fattura elettronica esistono diversi modi e applicazioni per farlo.

La garanzia viene data dal fatto he questa fattura viene poi inviata allo SDI – Sistema di interscambio il quale rilascia appositi esiti e ricevute che dovremmo preoccuparci sempre di conservare (insieme alle ricevute di scarto).

In conclusione

Nella sostanza quindi potremmo optare per la conservazione presso gli archivi digitali della fattura in formato pdf per agevolare anche la lettura e comprensione o passaggio in contabilità del documento (qualora no decidiate di sfruttare la fattura elettronica per automatizzare anche il ciclo contabile) e lascerete invece i documenti originali in xml presso il Sistema di interscambio.

A tal proposito ricordiamo che nel provvedimento del 30 aprile 2018 è contenuto anche il set informativo delle fatture che si riallacciano all’articolo 23 del DPR 633 del 1972. La possibilità della conservazione digitale dei pdf era già consentita nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 03/12/2013 – Pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12/03/2014 – supplemento ordinario recante le “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.

Contenuto della fattura nel formato .xml

Allegato+A+-+Specifiche+tecniche_30042018

Provvedimento_30042018+

I dati della fattura Elettronica

Nel file xml dovranno essere inseriti questi dati. UN consiglio che vi do, anche se non banale e che qualora decidiate di avere la versione in pdf presso di voi dovrete assicurarvi che abbiamo almeno questo set informativo:

  • dati identificativi del cedente/prestatore e del cessionario/committente;
  • la data del documento comprovante l’operazione;
  • la data di registrazione (per i soli documenti ricevuti e le relative note di variazione);
  • il numero del documento;
  • la base imponibile;
  • l’aliquota IVA applicata e l’imposta ovvero, ove l’operazione non comporti l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.

Importante:

Non dimenticate che, nonostante il processo d fatturazione sia modificato non dovete scordare quanto ci siamo sempre scritti e detti nella Guida alla Fatturazione  Gratuita che resta sempre un punto di riferimento valido e imprenscindibile per muoversi nella fatturazione. La fatturazione elettronica insiste sulle modalità di emissione e conservazione ma non sulle regole di emissione e gestione sostanziali.

Termine Emissione Fattura Elettronica: scadenza stacco fattura digitale per evitare sanzioni

Entrata in vigore

Primo gennaio 2019 sia per i contribuenti con partita Iva sia senza (sempre che richiedano l’emissione della fattura ed indipendentemente dal fatto che sia classificata coma una PA Pubblica Amministrazione o meno)

Fonti normative

Provvedimento del 30 aprile 2018

Normativa e leggi sulla Fatturazione Elettronica: prassi e giurisprudenza a sostegno

Imposta di bollo: non la scordate di sulle fatture di importo superiore a 77,47 euro che non recano indicazione dell’Iva in quanto esenti, escluse o non imponibili.

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Dottore Commercialista Iscritto all'Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili e Revisore Legale con la passione per il diritto Tributario e Societario e Esperto nella Consulenza Aziendale.

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