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Domande e risposte sulla fatturazione elettronica tra privati e verso PA

Domande e risposteNel seguito una serie di interessanti domande e risposte sulla fatturazione elettronica sia tra privati sia verso la PA che comunemente vi dovreste trovare ad affronta le prime volte che utilizzate il sistema che vi aiuteranno a superare i primi ostacoli nell’utilizzo di questo utile software messo a disposizione gratuitamente dall’agenzia delle entrate.

Leggi anche: Guida alla fatturazione elettronica

– Chi può usare il nuovo servizio?
Il nuovo servizio Fatture&Corrispettivi può essere utilizzato da tutti i soggetti titolari di Partita IVA e dai loro Incaricati.

– Quale è la normativa di riferimento che regola i servizi “Fatture&Corrispettivi”?
Decreto Legislativo del 5 agosto 2015 n. 127 Trasmissione telematica delle operazioni IVA e di controllo delle cessioni di beni effettuate attraverso distributori automatici, in attuazione dell’articolo 9, comma 1, lettere d) e g), della legge 11 marzo 2014, n. 23.

– Posso utilizzare il servizio gratuito di trasmissione, generazione, conservazione della fattura elettronica operando per conto terzi?
Sì, il servizio può essere utilizzato dagli incaricati (per esempio: in nome e per conto di una società), specificamente autorizzati secondo i meccanismi previsti per i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.

Una volta definito l’incarico, ed effettuata l’autenticazione, viene proposta la scelta dell’utenza di lavoro, selezionando la partita IVA per la quale si intende operare, tra quelle per le quali si possiede un incarico.

– I servizi “Fatture&Corrispettivi” possono essere usati indipendentemente l’uno dall’altro?
Sì.

– Cosa devo fare per fruire della conservazione?
Aderire all’accordo di servizio, nell’area web di fruizione dei servizi – sezione dedicata alla conservazione.

– Il servizio di conservazione delle fatture elettroniche PA è possibile anche per le fatture già emesse negli anni precedenti?
Sì, purché siano fatture elettroniche rappresentate nel formato fatturaPA versione 1.1. Non vengono effettuati controlli relativi alla data di emissione.

– Per quanti anni vengono conservate le fatture attraverso il servizio gratuito di conservazione messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate?
Per 15 anni.

– Se un soggetto privato vuole ricevere fatture tramite SdI può scegliere se riceverle via PEC o attraverso altro canale. Se sceglie la PEC riceverà comunque il codice di 7 caratteri?
Il privato si accredita presso il SdI soltanto se intende utilizzare un canale che necessita di accreditamento. La PEC non rientra tra questi. Pertanto chi intende ricevere fatture elettroniche via PEC non deve fare nulla verso SdI né riceverà da SdI alcun codice di 7 caratteri.

Dovrà soltanto assicurarsi che il fornitore conosca il suo indirizzo che va inserito nel campo , mentre il campo <CodiceDestinatario> andrà riempito con il valore di default “0000000”.

– Ho generato una fattura attraverso la procedura gratuita di generazione ed il sistema non mi ha segnalato errori. Nonostante ciò mi è stata scartata dal SdI. Come mai?
Tra i controlli che effettua il SdI ve ne sono alcuni che non possono essere applicati in fase di generazione. In particolare questi controlli riguardano:

  • Nome file duplicato
  • Fattura duplicata
  • Data fattura successiva alla data di ricezione.

– Perché devo firmare digitalmente la mia fattura?
L’obbligo di apporre alle fatture la firma digitale è previsto dalla normativa che regola la trasmissione delle fatture destinate alla Pubblica Amministrazione. La firma digitale è anche uno dei requisiti (l’alternativa è il sigillo apposto dal sistema dell’Agenzia) per le fatture elettroniche inviate al servizio di conservazione messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

– Cos’è il sigillo?
Il sigillo è uno strumento che, tra l’altro, permette di rilevare se un documento informatico ha subito modifiche. E’ definito dagli artt. 3 e 36 del Regolamento 2014/910/UE “eIDAS” (electronic IDentification Authentication and Signature). A differenza della firma elettronica, può essere apposto da una persona giuridica.

– Perché devo sigillare la mia fattura?
L’uso del sigillo apposto dal servizio dell’Agenzia è un’alternativa per chi non è dotato di firma digitale. Serve a garantire l’immodificabilità delle fatture elettroniche destinate a privati: se trasmesse tramite Sistema di Interscambio (dal 1 gennaio 2017), inviate al servizio di conservazione messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

– Come viene effettuata la trasmissione?
La trasmissione delle fatture elettroniche viene effettuata mediante il Sistema di interscambio, da subito per fattura PA, cioè quando il cliente è una Pubblica Amministrazione, dal 1 gennaio 2017 anche per le fatture destinate ai clienti privati.

– Come scelgo l’utenza di lavoro?
L’utente che vuole utilizzare il servizio per generare, trasmettere o conservare le fatture per proprio conto, deve selezionare l’utenza di lavoro corrispondente al suo codice fiscale. Se è stato incaricato o delegato a operare per conto di altri soggetti, selezionerà di volta in volta il codice fiscale o la partita IVA per il quale operare.

– In fase di generazione della fattura posso modificare “I miei dati”?
I dati di chi emette la fattura provengono dall’Anagrafe Tributaria, ma l’utente può modificarli, con l’eccezione del numero di partita IVA, al momento della generazione di una fattura. La modifica ha effetto solo sulla fattura in corso di generazione. Se, però, l’utente richiede il salvataggio dei dati (tramite il tasto “Salva i miei dati”), sarà applicata anche a tutte le fatture generate successivamente.

– In che formato devo inserire gli importi?
Tutti gli importi, per essere accettati dal sistema, devono essere comprensivi di punto (per separare la parte intera dai decimali) e di almeno due cifre decimali. Non sono accettati il segno meno, la virgola e altri caratteri diversi dai numeri e dal punto.

In caso di digitazioni non corrette, l’anomalia viene riportata, con le eventuali altre segnalazioni, in fondo alla pagina.

Il sistema non calcola l’importo totale della fattura?

In fase di generazione della fattura, l’importo totale deve essere digitato dall’utente.
Il sistema calcola l’importo totale per suggerirlo a chi compila la fattura, ma l’utente non è vincolato a utilizzare il valore calcolato.

– Posso interrompere la generazione della fattura e proseguire in un momento successivo?
. I dati della fattura in corso di generazione vengono salvati automaticamente ogni volta che si cambia pagina e sono mantenuti in memoria fino a quando non si comincia a generare la fattura successiva. Inoltre è possibile salvare un file xml con i dati della fattura parzialmente compilata e richiamarlo per proseguire la generazione.

– Come trovo informazioni sull’utilizzo della funzione di generazione della fattura?
All’interno dell’applicazione è presente un wizard di compilazione che guida l’utente alla generazione di una fattura elettronica. È inoltre presente in ogni scheda dello stesso wizard un help contestuale (individuato dall’icona “i”) per approfondimenti su argomenti specifici.

– I dati del fornitore devono essere inseriti per ogni fattura da generare?
No, al primo accesso per la generazione di una nuova fattura, i dati del fornitore presenti nei campi della sezione “I miei dati” sono quelli reperiti dall’Anagrafe tributaria. Tranne la partita IVA, tutti gli altri dati possono essere modificati e salvati.
Dall’accesso successivo al primo salvataggio le informazioni visualizzate sul fornitore saranno quelle memorizzate al primo accesso o nella sessione più recente. È comunque sempre possibile ritornare sulla maschera “I miei dati” per modificare ed eventualmente memorizzare i nuovi dati.

– Come posso memorizzare in Rubrica i dati dei miei clienti?
I dati del Cliente potranno essere inseriti manualmente nella maschera “Cliente” e memorizzati in rubrica.
Possono essere salvati fino a 500 clienti. I dati memorizzati potranno essere utilizzati per le generazioni successive ovvero eliminati dalla rubrica se non più necessari.

– Perché l’interfaccia mi segnala la presenza di errori?
Le segnalazioni di errori riguardano il mancato rispetto dei formati (xml) previsti per la generazione di una fattura.
Questi errori non vincolano la generazione del file (né la visualizzazione in formato pdf) ma la loro presenza impedisce la trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

– Ho terminato l’inserimento delle informazioni e mi trovo nella maschera di “Verifica i tuoi dati”; cosa posso fare?
Una volta compilati tutti i quadri di generazione della fattura, è possibile vedere la fattura nel suo complesso per verificare che non siano stati commessi errori. Qualora si volessero modificare le informazioni inserite si può agilmente tornare nell’apposita sezione (“I miei dati”, “Cliente”; “Dati della fattura” etc.), cliccando sul link “Modifica”.

– Ho terminato la verifica delle informazioni inserite nella fattura e mi trovo nella maschera di “Riepilogo”; cosa posso fare?

Le possibili azioni sono:

  • salvare la fattura nel formato previsto per la gestione tramite Sistema di Interscambio (“salva Xml”);
  • apporre sul file il “sigillo” elettronico fornito dall’applicazione (“Sigillo” – solo per Fattura Ordinaria e Fattura Semplificata) per garantirne l’integrità e l’immodificabilità;
  • simulare il controllo che effettuerebbe il Sistema di Interscambio (“Controlla”);
  • trasmettere la fattura;
  • visualizzare, salvare e stampare la fattura in versione pdf (“Visualizza pdf”), secondo il layout scelto tra i due disponibili nella funzionalità “Personalizza la tua fattura”.

– Ho interrotto la compilazione di una fattura, posso recuperarla con i dati già inseriti?
, il sistema salva sempre i dati inseriti nell’ultima sessione di lavoro, anche se la generazione della fattura non è stata completata.

– Posso utilizzare una fattura per modificarne solo alcuni dati e generarne una nuova?
, se si tratta della fattura compilata durante l’ultima sessione ovvero se si importa un file xml compatibile (per esempio un file xml generato con la funzionalità e poi salvato sul proprio computer o sul proprio dispositivo mobile).

– Devo allegare un documento al file fattura, ci sono limiti dimensionali?
il file allegato non dovrà avere dimensioni superiori ai 2 Mb; in caso contrario il sistema prospetta all’utente un messaggio di errore.

– Nella personalizzazione della fattura è possibile caricare il logo del fornitore e il modello; ci sono vincoli o modelli già predefiniti?
, la funzione “Personalizza la tua fattura” permette all’utente di scegliere il layout della fattura in formato PDF/A-1 tra due modelli possibili mentre per il logo si può caricare una qualsiasi immagine che verrà ridimensionata automaticamente dal sistema.

Eventuali ulteriori domande le dovreste trovare in questa pagina

Fatture sbagliate? NO problem con la nota di credito

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