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Comunicazione Ospiti Polizia: Schedine Alloggianti in affitto, quando e come si usano

Dove e come effettuare la comunicazione dell’elenco e le generalità delle persone che state ospitando o dei clienti che stanno soggiornando in una vostra casa vacanze o B&B?

Attivazione del servizio telematico

I gestori delle strutture ricettive (compreso B&B, affittacamere anche non professionali, case vacanze, ecc.) hanno l’obbligo di trasmettere con mezzi informatici le generalità delle persone alloggiate entro le 24 ore successive al loro arrivo e comunque all’arrivo stesso per soggiorni inferiori alle 24 ore così come previsto dalla normativa, recentemente modificata, che disciplina le modalità di comunicazione all’Autorità di Pubblica Sicurezza delle persone alloggiate in strutture ricettive – art.109 del T.UL.P.S. e Decreto del Ministero dell’Interno del 7 gennaio 2013.

Il Dipartimento della Pubblica Sicurezza ha realizzato un portale per inviare telematicamente le generalità delle persone alloggiate nelle strutture ricettive. Il servizio, completamente gratuito, è raggiungibile all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it. Per l’abilitazione è necessario richiedere le credenziali alla Questura.
Le strutture ricettive che ancora non hanno provveduto ad abilitarsi al servizio, dovranno presentare richiesta attraverso l’apposito modulo consegnandolo, dietro appuntamento, all’ U.P.G.A.I.P.

Il modulo che trovate fa riferimento alla Provincia di Arezzo ma può essere utilizzato anche per le altre.

N.B.: La possibilità di recapitare le schedine in formato cartaceo alla Questura o tramite i Carabinieri non è più consentita. L’utilizzo del fax o della posta elettronica certificata è consentito esclusivamente in caso di impedimento alla trasmissione dei dati per problemi di natura tecnica del sistema “Alloggiati Web” della Polizia di Stato.

Guida Utilizzo Portale per comunicazione clienti  inquilini: Comunicazione Schedina Alloggianti Portale Polizia

Domande Risposte e Chiarimenti

Di seguito sono state raccolte le F.A.Q. (domande frequenti), sulla base dei quesiti pervenuti, riguardanti le problematiche riscontrate nell’utilizzo del portale “alloggiati web”, in uso alle strutture ricettive della provincia di Roma per la comunicazione delle presenze.

1. E’ obbligatorio I’invio delle schedine alloggiati tramite il Servizio Alloggiati Web ?
Sì. Dal gennaio 2013, con il Decreto Ministeriale del M.I. del 07/01/2013, è divenuto OBBLIGATORIO I’utilizzo del sistema telematico per la comunicazione dei dati degli alloggiati.

2. Devo iscrivermi al servizio Alloggiati Web, cosa devo fare?

Può trovare tutte le informazioni circa l’iscrizione e il modulo di richiesta nella pagina internet appositamente creata all’indirizzo http://questure.poliziadistato.it/roma .
Nella pagina web dedicata alla Questura di Roma, fra i Servizi previsti, vi è lo “Sportello Virtuale” all’interno del quale sotto la dicitura “documenti” è presente il “modulo alloggiati” da scaricare e compilare.

Inoltre, collegandosi all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it, è possibile accedere al portale Alloggiati Web. All’ interno di esso è presente una sezione dedicata alle informazioni Generali con tutti i riferimenti normativi in materia (fra cui il D.M. 07/01/2013 che ha previsto l’obbligatorietà dell’utilizzo del sistema Alloggiati Web); una sezione “Province attive” dove è possibile trovare i recapiti degli Uffici competenti per il servizio Alloggiati Web per la provincia di riferimento; una sezione “Supporto Tecnico” con tutte le nozioni di base, i manuali e le F.A.Q. riguardanti le specifiche problematiche.

3. Come posso inoltrare la domanda di iscrizione ?

E’ possibile inviare la domanda di iscrizione ESCLUSIVAMENTE via e-mail all’indirizzo di posta elettronica certificata [email protected]
N.B. : VALIDO ESCLUSIVAMENTE PER LE STRUTTURE NELLA PROVINCIA DI ROMA

4. Ho ricevuto tramite email le credenziali di accesso; come si installa il certificato digitale ?
Il portale è compatibile per Internet Explorer e Mozilla Firefox.

A seconda del browser che si utilizza, nella sezione “Supporto Tecnico”- “Manuale” del portale Alloggiati Web si possono scaricare i file pdf contenenti “Istruzioni per importazione del certificato per IE” oppure “Istruzioni per importazione del certificato per FireFox”.

5. Non riesco a collegarmi ad internet, ho il computer rotto, ci sono problemi tecnici nella linea telefonica, come faccio ad inviarvi le schedine alloggiati ?
Ricordando che ci sono 24 ore di tempo dall’arrivo dell’ospite per inviare le schedine telematicamente, in caso di guasto o altro impedimento tecnico, bisognerà contattare il Commissariato di zona competente per concordare le modalità di invio dei dati completi degli ospiti.

A riguardo, all’interno della pagina web dedicata alla Questura di Roma (http://questure.poliziadistato.it/roma ) fra i dati della Questura c’è un link dedicato ai “Commissariati” all’interno del quale si possono trovare tutti i recapiti e le relative informazioni.

N.B.: VALIDO ESCLUSIVAMENTE PER LE STRUTTURE NELLA PROVINCIA DI ROMA
Si consiglia di verificare la copertura internet della propria zona con tutti i vari gestori di telefonia mobile o internet broadband, oppure di appoggiarsi alle proprie associazioni di categoria o studi di commercialisti.

Si ricorda che il certificato digitale personale per l’invio telematico può essere installato su più computer contemporaneamente, quindi anche nella propria abitazione o quella di un familiare.

6. Se ho inviato il modulo di iscrizione al sistema Alloggiati Web e sono in attesa della ricezione delle credenziali, come posso adempiere all’obbligo di invio dei dati degli ospiti?
In attesa della ricezione delle credenziali per accedere al sistema Alloggiati Web bisognerà contattare il Commissariato di zona competente per concordare le modalità di invio dei dati completi degli ospiti.

All’interno della pagina web dedicata alla Questura di Roma (http://questure.poliziadistato.it/roma ) fra i dati della Questura c’è un link dedicato ai “Commissariati” all’interno del quale si possono trovare tutti i recapiti e le relative informazioni.

7. Nel Campo relativo ai giorni di permanenza dell’ospite che cosa devo inserire ? Se l’ospite cambia idea e rimane dei giorni in più oppure in meno ? Come indicato nel manuale del servizio Alloggiati Web (punto 3 “invio on line”), consultabile direttamente all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/Download/MANUALEAL BERGHI.pdf, i giorni da inserire sono quelli dichiarati dall’ospite al momento dell’arrivo.

In caso di prolungamenti della permanenza, i dati devono essere reinseriti come per un nuovo arrivo, specificando nuovamente il numero di giorni addizionali dichiarati dal cliente. Eventuali partenze anticipate non devono essere comunicate.

8. Come si inseriscono i dati degli ospiti stranieri ?

In caso di ospite straniero i campi “luogo di nascita” e “luogo di rilascio del documento di identità” dovrà essere inserita la nazione, non comune e provincia come invece è richiesto per i cittadini italiani.
Come valido aiuto si può consultare il punto 3 “invio on-line” del manuale consultabile direttamente all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/Download/MANUALE ALBERGHI.pdf

9. Invio? Devo conservarle ?

Cosa devo fare per essere in regola? Devo stampare le ricevute di

La ricevuta digitale di invio è emessa il giorno successivo all’invio delle segnalazioni ed è un file che l’utente deve solamente scaricare e conservare sul proprio PC o su un supporto di memorizzazione esterno (dischi esterni, pen drive, CD, DVD ). Non è richiesto quindi di stamparli. I files contenenti le ricevute devono essere conservati dall’utente per 5 anni. Si consiglia di salvare i dati su supporti multipli, così da evitare problematiche nel caso di danneggiamento di un supporto.

10. Ho dei problemi tecnici, qualcuno può aiutarmi?

Per qualsiasi informazione di natura tecnica fare riferimento alla esaustiva manualistica e documentazione presente nel portale Alloggiati Web nella sezione “Supporto Tecnico” “area “Manuali”, cliccando all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it .

Solo nel caso di quesiti particolari e specifici, non affrontati sul portale, inviare una richiesta all’indirizzo di posta elettronica certificata [email protected],it , nella quale l’utente dovrà inserire il proprio identificativo, tutti i dati di contatto e della struttura ricettiva. Non si accettano richieste di assistenza telefonica.

N.B. : VALIDO ESCLUSIVAMENTE PER LE STRUTTURE NELLA PROVINCIA DI ROMA

11. Ho un appartamento che sono solito affittare per brevi periodi a turisti, devo comunicare le presenze con il sistema Alloggiati Web e rispettare I’ Art. 109 T.U.L.P.S. ?
Si, anche il locatore privato non professionale, sprovvisto di SCIA o Partita Iva, deve provvedere agli adempimenti previsti dall’ Art. 109 T.U.L.P.S. .

Nei casi previsti, per locazioni superiori a trenta giorni non registrate, dovrà provvedere agli obblighi di legge tramite la c.d. “cessione fabbricato”, ai sensi dell’ Art, 12 D.L. 59/1978 oppure ex Art. 7 D. L.vo 286/1998 in caso di ospitalità ai cittadini stranieri (non comunitari). In tali casi la dichiarazione di “cessione” va fatta all’ Autorita di P.S. (entro 48 ore dalla cessione dell’ immobile), competente per zona.

12. Posso ancora usare le vecchie schedine cartacee di notificazione da far firmare al cliente ?

L’inoltro delle presenze tramite le cd. schedine cartacee di notificazione è stato abrogato fin dal dicembre 2011, per effetto delle modifiche apportate all’ Art. 109 c. 3 T.U.L.P.S. dall’ Art. 40 c. 1 del D.L. 06/12/2011 nr. 201.
Le presenze vanno segnalate ESCLUSIVAMENTE con il sistema telematico “Alloggiati Web” o, temporaneamente, nei soli casi di impedimento tecnico,

bisognerà contattare il Commissariato di zona competente per concordare le modalità di invio dei dati completi degli ospiti.

13. Oltre all’arrivo, va segnalata anche la partenza ?

No, l’onere di comunicazione è solo per l’arrivo. Non è previsto alcun obbligo analogo per le partenze.

14. In caso di gruppi o famiglie, ho l’obbligo di chiedere il documento a tutte le persone o solo al capo gruppo/capo famiglia ?
Sì, l’Art. 109 T.U.L.P.S. prevede l’obbligo di dare alloggio solo a persone munite di carta di identità o altro valido documento. Vanno quindi identificati tutti i componenti di eventuali gruppi o famiglie.

In sede di inserimento dei dati nel portale telematico “Alloggiati Web” il sistema permette comunque inserimenti semplificati proprio per i gruppi e le famiglie, evitando così di dover inserire gli estremi del documento di ogni ospite, ma solo per il capo gruppo/capo famiglia.

Questi passaggi sono ben spiegati al punto 3 “invio on-line” del manuale consultabile direttamente all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/Download/MANUALEAL BERGHI.pdf

Attenzione, ciò però non significa che a monte le generalità non siano state debitamente verificate dal gestore mediante l’esibizione di un valido documento per ciascun cliente.

15. Per poter legittimamente acquisire i dati del cliente all’arrivo, devo fargli firmare qualcosa, per es. un’informativa sulla privacy ?.

No, per i dati necessari agli adempimenti di pubblica sicurezza imposti per legge dall’ Art. 109 T.U.L.P.S., in quanto tali, non è necessario che il cliente firmi alcun atto di assenso.

16. Ho più strutture ricettive autorizzate con diverse D.I.A./S.C.I.A. dal Comune competente. Devo chiedere tante autorizzazioni all’invio telematico quante sono le autorizzazioni comunali ?
Esatto, ogni abilitazione all’invio telematico farà necessariamente riferimento alla singola licenza D.I.A./S.C.I.A. del Comune. Quando riceverà i clienti per le varie strutture dovrà di conseguenza inserirne le generalità utilizzando le credenziali informatiche che fanno riferimento alla singola struttura ove gli stessi alloggeranno.

17. Ho da poco rilevato un’attività ricettiva il cui titolare era già autorizzato all’invio telematico posso usare le sue credenziali?
Assolutamente no, le credenziali informatiche sono personali e come tali associate alla persona titolare della struttura in quel momento. Pertanto lei dovrà richiedere ed ottenere una autorizzazione a suo nome e di conseguenza delle nuove credenziali informatiche.

18. Ho cessato I’attività ricettiva per la quale ero anche abilitato al sistema telematico, Alloggiati Web. Cosa devo fare?
In questo caso dovrà semplicemente inviare una mail al’’indirizzo [email protected], dichiarando la data di cessazione dell’attività a suo nome. In tal modo verranno disabilitate le

credenziali informatiche a lei associate e nessun altro, da qual momento, potrà inserire dati con quei codici.

19. E’ variata la società (compresa la partita iva) che gestisce la struttura ricettiva, già abilitata al sistema telematico “Alloggiati Web” ma il titolare/legale rappresentante è sempre la stessa persona. Cosa occorre fare?

Anche se il titolare/legale rappresentante della nuova società è sempre la stessa persona si deve presentare ex novo la domanda di autorizzazione all’invio telematico.

20. L’autorizzazione della Questura per l’invio telematico va rinnovata annualmente ?
No, è permanente e quindi non va rinnovata. Ciò ovviamente vale se non intervengono variazioni nella titolarità della autorizzazione comunale (licenza/DIA/SCIA) per l’esercizio della struttura ricettiva. In quel caso va richiesta una nuova autorizzazione e nuove credenziali.

21. II certificato digitale è permanente ?

No, per motivi di sicurezza il certificato viene rinnovato ogni 2 anni.

22. Sono abilitato da diversi anni al sistema telematico, fino a qualche tempo fa il sistema mi richiedeva i dati della residenza del cliente, adesso invece tali campi non sono più presenti ed invece viene chiesto il dato numerico della durata della permanenza. Come mai ?

I campi della residenza sono stati eliminati dal 23/04/2013 per dare attuazione alle disposizioni contenute nel D.M. 07/01/2013.
Quanto al dato della permanenza, espresso in numero di giorni, va inserito quello dichiarato dal cliente all’atto dell’arrivo o alla prenotazione.

In caso di prolungamenti della permanenza, i dati devono essere reinseriti come per un nuovo arrivo, specificando nuovamente il numero di giorni addizionali dichiarati dal cliente. Eventuali partenze anticipate non devono essere comunicate.

23. II mio certificato digitale sta per scadere, cosa devo fare per rinnovarlo?

Il certificato digitale ha la durata di due anni e può essere rinnovato a partire da 10 (dieci) giorni dalla data di scadenza accedendo al portale Alloggiati Web (https://alloggiatiweb.poliziadistato.it ) e procedendo come segue:

  • “ACCEDI AL SERVIZIO”
  • “SCARICA CERTIFICATO DIGITALE”
  • Inserire nome utente (user-id) e password,
  • Cliccare in basso a sinistra sul pulsante “ABILITA EMISSIONE”
  • Cliccare al centro della schermata su “NUOVO CERTIFICATO”
  • Si creerà a questo punto al centro dello schermo una nuova barra con il nuovo certificato mentre il vecchio sarà barrato in rosso.
  • Cliccare in basso a destra sul pulsante “DOWNLOAD”
  • Alla richiesta da parte del sistema su cosa fare dal file che si va a scaricare cliccare sul pulsante “APRI” e quindi verrà avviata la procedura di impostazione guidata del certificate digitale

• Cliccare sul pulsante “AVANTI” fino ad arrivare alla richiesta della password di installazione certificato che potrete recuperare dal file pdf inviatole in fase di primo accesso al portale
• Cliccare sul pulsante “AVANTI” senza spuntare alcuna casella delle successive schermate fino ad arrivare a “FINE”. Un’ ultima schermata avvertirà che il certificato digitale èstato importato con successo.
• Chiudere il browser utilizzato e riaprirlo all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it ed effettuare l’accesso all’area di lavoro.

24. Posso scaricare iI certificato digitale su più personal computer ?

Si, il sistema permette di scaricare il certificato digitale su più computer/postazioni, I’unico accorgimento è quello di non far lavorare contemporaneamente più postazioni.

25. Ho un computer Apple – Mac che utilizza un browser non compatibile e non riesco a visualizzare correttamente it portale. Cosa devo fare ?.
Gli utenti che utilizzano piattaforma Apple-Mac o Linux devono necessariamente scaricare il browser Mozilla Firefox dedicato (gratuito) e quindi installare il certificato digitale.

26. Non riesco a visualizzare, una volta scaricate, le ricevute degli invii, in quanto sul computer compare un messaggio che avverte che non vi è software idoneo per la visualizzazione. Cosa devo fare ?
Le ricevute degli invii vengono scaricate in formato compresso e pertanto per aprire il file generato è necessario installare sul computer un idoneo programma di decompressione. Si suggerisce di scaricare ed installare sul PC il software gratuito 7-zip .

Una volta scaricato, il file deve essere aperto per mezzo di un software in grado di leggere il files in formato “pdf”, il più comune è Acrobat Reader scaricabile gratuitamente dalla rete all’indirizzo https://get.adobe.com/it/reader/ .

27. Un cliente straniero ha un documento che non conosco, non so né se è valido né dove posso leggere i dati anagrafici necessari, come posso fare ?
II Consiglio dell’ Unione Europea ha messo a disposizione il PRADO, un registro pubblico online dei documenti di identità e di viaggio autentici raggiungibile all’indirizzo: http://www.consilium.europa.eu/prado/it/prado-start- page.html . Si tenga presente che le informazioni sui documenti europei di identità e di viaggio di questa banca dati non sono ancora complete; mancano alcuni documenti e versioni di documenti.

Le notizie sono prese direttamente dal sito della Polizia di Stato per non sbagliarsi.

Elenco delle Provincie in cui è attivo il Servizio On line di comunicazione degli ospiti

Riferimenti normativi

  • Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza: Norma fondamentale nell’ordinamento giuridico italiano per le materie relative alla pubblica sicurezza.
  • Decreto Ministeriale 07/01/2013: Disposizioni concernenti la comunicazione alla Questura dell’arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive.
  • Regio Decreto 635 del 06/05/1940: Approvazione del regolamento per l’esecuzione del T.U.L.P.S.
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Tasse-Fisco
Dottore Commercialista Iscritto all'Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili e Revisore Legale con la passione per il diritto Tributario e Societario e Esperto nella Consulenza Aziendale.

3 commenti

  1. Avatar

    Se fitto una casa con regolare contratto registrato (3+2) devo comunicare qualcosa alla questura?

  2. Avatar

    Salve avrei bisogno di aiuto io sono un affittuario di comune accordo con il proprietario abbiamo deciso che posso sublocare parte della mia casa con finalità turistica breve, come posso richiedere le credenziali per gli alloggiati?
    Sapete indicarmi un link.. In merito perché in questura mi danno i moduli per il proprietario quando poi sono io a gestire la cosa sia a livello di comunicazione regionale che al comune

  3. Avatar

    Buongiorno,
    se non ho scaricato le ricevute ma ho comunque inviato i dati degli alloggiati alla questura in cosa incorro?
    Grazie

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