Nell’articolo definiamo insieme gli adempimenti per la stampa e la tenuta del libro giornale, il registro dei beni ammortizzabili, i registri Iva, libro inventari e la relativa bollatura, vidimazione numerazione, scadenza per gli adempimenti della tax compliance fissati dal legislatore fiscale per la fine dle mese.

Quali sono i libri obbligatori ai fini delle imposte ires ed Iva ed ai fini delle imposte dirette ed indirette

LIBRO GIORNALE
In primis è necessario tenere il LIBRO GIORNALE dove sono annotate tutte le scritture contabili giornalmente ed in ordine cronologico e dove dovranno essere riportate tutte le scritture effettuate dalla società durante l’esercizio annuale aziendale ai sensi dell’art. 22 del DPR 600 del 1973 (cosiddetto accertamento).

Le registrazioni ed ogni fatto cronologico deve essere effettuato entro 60 giorni  dall’accadimento giornaliero.

IL LIBRO DEGLI INVENTARI
Cosa diversa dal libro inventari è l’inventario di fine anno che deve essere effettuato entro l’inizio del periodo di imposta successivo ed entro tre mesi dal termine della presentazione della dichiarazione dei redditi (che sarebbe solitamente il 30 settembre e pertanto il termine per l’inventario appunto diventa il 31 dicembre) ex art. 15 del DPR 600 del 1973.

Vi ricordo che nel libro inventari andrà stampato anche il bilancio d’esercizio relativo all’anno a cui si riferisce l’inventario.

REGISTRO BENI AMMORTIZZABILI
Il registro dei beni ammortizzabili contiene una serie di informazioni relative ai beni immobili e mobili ammortizzabili tra cui per i primi l’anno di acquisto, il costo di acquisto o di produzione se costruito in economia, i relativi ammortamenti, le svalutazioni e le rivalutazioni, il valore del fondo ammortamento eventuali incrementi per acquisizioni e decrementi per dismissioni o cessioni cos’ come sancito dall’art. 15 del DPR 600 del 1973 sull’accertamento.

Per i beni mobili registrati invece sarà necessario inserire minori dati e informazioni essendo attribuita alla società e all’amministrazione di indicare minori dati come per esempio trascrivere sui registri categorie omogenee di beni. Sarà tuttavia obbligatorio inserire sempre come il costo di acquisto anche per categorie, l’ammortamento e la relativa aliquota civilistica di ammortamento che non dovrà essere superiore a quella fiscalmente definita dal DM del 1998 sulle aliquote di ammortamento fiscalmente rilevanti eventuali costi di capitalizzazione attribuiti a tali beni.

Quali sono i libri che non devono essere vidimati o bollati
Sono il libro giornale, il libro inventari, il registro dei beni ammortizzabili i registri obbligatori IVA.

Quali Libri o registro devono essere bollati e vidimati dal notaio
Restano soggetti all’obbligo di bollatura e vidimazione gli altri libri sopra non citati e che sono libri sociali ai sensi dell’articolo 2216 del codice civile (tanto per avere i riferimenti normativi necessari ed utili per muoversi all’interno del quadro normativo).

La predisposizione non coincide con la stampa dei libri sociali e registri obbligatori
Una cosa è la predisposizione ed una cosa è la stampa su supporto cartaceo delle scritture contabili obbligatorie, libro giornale, inventari, registro dei beni ammortizzabili e registri Iva.

Infatti se, come abbiamo visto nel caso dei registri fiscali ed obbligatori la tenuta è prevista nei 60 giorni successivi l’annotazione o la registrazione di fatture, ricevute ecc, la stampa è altra cosa e non è obbligatoria se non, nella maggior parte dei casi entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale modello unico. La tenuta delle scritture e dei libri infatti è disciplinata dall’articolo 7, comma 4 del DL n.357/1994 mentre la stampa dei libri sociali e registri obbligatori è disciplinata dall’art. 15 del DPR 600 del 1973 come abbiamo analizzato sopra.

Se siamo in ritardo scattano le sanzioni pecuniarie
Questo è il quadro normativo per una corretta tenuta dei libri contabili e fiscali senza entrare nelle formalità richieste dal legislatore (come l’ordine cronologico, numeri di pagine cronologici e riferiti all’anno esempio 12/2010 o assenza di spazi bianchi, ecc, che in questa sede sto dando per scontato e che se volete potete approfondite sul testo di legge) e la cui mancata osservanza potrebbe esporvi ad una sanzione amministrativa che va da 1.032 euro ai 7.746 euro.

Vi invito a considerare tempi e costi del passaggio alla tenuta su supporto magnetico che negli ultimi anni sta riscontrando sempre più successo per via dei costi di dematerializzazione che si stanno abbassanod per via dell’aumento di offerta di servizi. Se volete intraprender questa strada ricordatevi che gli adempimenti principali sono la preventiva comunicazione all’agenzia delle entrate, dotare il legare rappresentante di smart card per l’apposizione della firma elettronica, il pagamento dell’imposta di bollo annualmente e la comunicazione dell’impronta con il file telematicodei libri o registri tenuti elettronicamente.

Discoro a parte invece merita quello della conservazione sostitutiva dei documenti informatici in cui rientra anche la possibilità di conservare elettronicamente i libri e registri contabili e fiscali.

Leggete anche l’articolo dedicato alla  Posta elettronica certificata PEC