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Fattura proforma o preavviso di parcella

fac simile - modello fatturaLa fattura spesso viene scambiata per il preavviso di parcella o la fattura  proforma quando non riporta gli elementi minimi che sono richiesti dalla Legge, pena la non validità, come partita IVA o Codice Fiscale per poter procedere alla registrazione. In primis vi chiariamo che la fattura deve essere emessa al momento della consegna del bene o al momento di effettuazione del servizio, essendo possibile anche l’emissione di fattura anticipata che come tale anticipa anche gli effetti fiscali e tributari e quindi impone al contribuente prestatore del servizio  di versare l’iva o procedere al versamento della  ritenuta d’acconto se è stata anche pagata.

Gli elementi che deve avere la natura a pena di nullità

Chiariamo prima di tutto quali sono gli elementi obbligatori che deve avere un documento per essere definito fattura. A tal proposito la Direttiva 2001/115/CE definisci taluni elementi minimi che tutti i documenti emessi dai Paesi Membri della Comunità Europea devono avere:

  • Data di emissione della fattura;
  • Numero che deve essere progressivo e con cronologia annuale;
  • Denominazione delle parti contraenti tra cui è effettuata l’operazione, nonché i dati di un eventuale rappresentante fiscale, qualora sia presente;
  • Indicazione del cedente o prestatore del servizio deve indicare obbligatoriamente il proprio numero di partita Iva;
  • Natura, qualità e quantità dei beni ceduti e dei servi prestati;
  • Corrispettivo della cessione, in moneta anche diversa dall’euro;
  • Base imponibile;
  • Valore normale dei beni ceduti a titolo di sconto e abbuono o premio;
  • Aliquota iva applicabile o eventuali titoli di esenzione;
  • Ammontare dell’iva con arrotondamento al centesimo;
  • Numero di partita iva obbligatorio anche a carico del committente;
  • In caso di firma elettronica anche la firma digitale.

Diviene importante pertanto verificare di volta in volta che la fattura abbi effettivamente tutti questi elementi in quanto la mancanza anche di uno solo di questi potrebbe esporvi:

  • nel caso di fatture emesse a sanzioni per errata fatturazione
  • nel caso di fatture acquisti al disconoscimento della deduzione del costo o della detrazione dell’Iva.

La fattura proforma (o preavviso di parcella)

Spesso può capitare che alcuni documenti hanno in se tutti gli elementi per poter essere qualificati come fatture… ma riportano il nome di preavviso di parcella o di proforma.
Può essere quindi utile in alcuni casi generare un documento che contenga tutti gli elementi utili per il cliente per capire che tipo di servizio o prodotto riceverà, altezza i dati fiscali può essere così verificata ed eventualmente il cliente può suggerire al fornitore della merce del servizio di apportare eventuali modifiche cosicché la successiva fattura sia corretta.

La fattura proforma deve essere uguale identica tutto e per tutto ad una fattura? No… ma è buona norma che le si avvicini il più possibile nell’impaginazione e nella disposizione di riferimenti aziendali societari cosicché sia semplice successivamente il confronto fra quanto contenuto nella prima fatturazione proforma e poi nella successiva fattura vera e propria

Segnaliamo che in tale fattispecie un tale documento si dà per emesso e come tale fa scaturire gli obblighi di versamento della ritenuta, dell’Iva ecc. Nel caso di fatture non soggette ad iva, non imponibili, esenti e simili deve essere riportato il riferimento normativo della singola fattispecie.

Conseguenze della non uniformità ai dettati normativi della fattura

Eventuali documenti che non presentino tutti gli elementi sopra riportati devono essere modificati in quanto non conformi alle disposizioni legislative e quindi non atti ad essere recepiti dalla nostra contabilità. Inoltre la carenza di uno di tali elementi potrebbe dar luogo tanto alla indeducibilità del costo quanto alla indetraibilità dell’Iva, nonché impedire la compilazione e l’invio dei modelli Intrastat.

In pratica una fattura proforma è un documento senza valore fiscale, non rappresenta così un obbligo per il clienti di pagare.

È data facoltà agli Stati membri della Comunità Europea di stabilire esclusivamente elementi aggiuntivi a questi.

Fatture estere

Nel caso di fatture provenienti da un paese membro vi consiglio prioritariamente di verificare la loro iscrizione al VIES, in pratica una iscizione in un database che funziona a livello comunitario ed in cui gli operatori esteri sia che commercino beni o eroghino servizi vi devono essere iscritti.

Potete anche andare al seguente link. per verificare poi la correttezza formale della partita Iva stampando la copia dell’avvenuto esito della ricerca.

Ritengo che eventuali partite Iva che non risultano operative non potranno essere caricate in contabilità in quanto determineranno in sede di invio lo scarto dei modelli Intrastat e non ci daranno la possibilità di procedere alla corretta registrazione in coge con la possibilità successivamente (seppur in ipotesti abbastanza remota) di essere accertati e sanzionati.

Anticipi a fornitori

Nel caso di anticipi a fornitori invece dovranno essere considerati solo gli adempimenti legati alle somme effettivamente corrisposte e quindi se su onorari di 100 sono stati corrisposti 50 di anticipi, si dovrà procedere al versamento di 10 a titolo di ritenuta d’acconto e si dovrà procedere alla rilevazione dell’Iva nella successiva liquidazione periodica.

Il rimborso spese in fattura

Cerchiamo anche di spiegare in quest’altro articolo come funziona il rimborso spese dei professionisti per dare alcuni chiarimenti su come comportarci con il riaddebito di spese non solo ai clienti ma anche per esempio nell’ipotesi di rifatturazione delle spese ai nostri colleghi per l’utilizzo dello studio o altre fattispecie particolari.

Errata emissione di fatture: cosa fare

Può accadere comunque di emettere fatture errate perché carenti di uno o alcuni di questi elementi. A tal proposito vi invito a leggere l’articolo dedicato proprio a come rimediare alla errata emissione di fatture

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