Il Codice del Terzo settore ha disciplinato, per la prima volta in maniera uniforme, la materia del volontariato e dei volontari che prestano la loro opera a favore degli Enti del Terzo settore.
In particolare, l’articolo 17 del Decreto Legislativo 3 luglio 2017, n. 117 (c.d. Codice del Terzo settore) definisce il volontario come la persona che, per sua libera scelta, svolge attività in favore della comunità e del bene comune, anche per il tramite di un ente del Terzo settore, mettendo a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità per promuovere risposte ai bisogni delle persone e delle comunità beneficiarie della sua azione, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, ed esclusivamente per fini di solidarietà e stabilisce, a carico degli ETS che si avvalgono di volontari in modo non occasionale, l’obbligo di iscriverli in un apposito Registro.
Perché è obbligatorio il Registro dei volontari?
Il successivo articolo 18 del Codice prevede per l’ETS l’obbligo di assicurare tutti i volontari contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi e tali disposizioni hanno trovato compiuta attuazione con il Decreto del Ministero dello Sviluppo economico 6 ottobre 2021 (rubricato ”Individuazione dei meccanismi assicurativi semplificati, con polizze anche numeriche, e disciplina dei relativi controlli”), che ha disciplinato più compiutamente le modalità di tenuta del Registro dei volontari e gli obblighi assicurativi in capo agli ETS.
L’obbligo di assicurazione
Il citato Decreto, prevede, in prima battuta, a carico degli ETS che si avvalgono di volontari (siano essi occasionali o non occasionali) l’obbligo di assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi dall’esercizio dell’attività medesima (articolo 1).
Con riferimento alle polizze, il successivo articolo 2 del Decreto dispone che le polizze da stipulare devono garantire tutti i soggetti che prestano attività di volontariato in modo non occasionale e che risultano dai dati contenuti nel Registro dei volontari, mentre per i volontari occasionali (in quanto non necessariamente i loro dati possono risultare dal Registro dei volontari) devono essere stipulate apposite polizze, la cui efficacia cessa alle ore 24,00 dell’ultimo giorno di servizio, che deve essere espressamente indicato nella polizza.
Dalla lettura di tali disposizioni si evince come la tenuta del Registro dei volontari sia fondamentale, in via principale, proprio per un corretto adempimento degli obblighi assicurativi in capo all’ETS, dal momento che le polizze da stipulare si basano proprio sulle risultanze di detto Registro.
Modalità di tenuta del Registro
A tal fine, pertanto, l’articolo 3 del Decreto, disciplina le modalità di tenuta del Registro dei volontari non occasionali, stabilendo che gli ETS, prima di mettere in uso il Registro, sono tenuti alla sua vidimazione, attraverso la numerazione progressiva in ogni pagina e la bollatura su ogni foglio ad opera di un notaio o di un pubblico ufficiale a ciò abilitato, che dichiara nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono.
Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha chiarito come la vidimazione del Registro possa essere altresì effettuata dal Segretario comunale, in quanto pubblico ufficiale (Nota Ministero del lavoro e delle Politiche Sociali n. 12675 del 14.09.2022).
Tale procedura è fondamentale in quanto, come è evidente, serve a garantire l’integrità del Registro e ad evitare la modifica delle scritture in esso contenute e/o la sottrazione o l’aggiunta di pagine, e può essere effettuata dall’ETS in esenzione dall’imposta di bollo, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate (Risposta a interpello n. 333/2023 del 04.07.2023).
È facoltà degli ETS istituire un’apposita sezione separata del Registro, nel quale iscrivere coloro che prestano attività di volontariato in modo occasionale.
Registro dei volontari: in quale formato può essere tenuto?
In alternativa alla tenuta in forma cartacea, gli ETS possono avvalersi di registri tenuti con sistemi elettronici e/o telematici a condizione che gli stessi utilizzino sistemi che assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, anche con le modalità di cui all’art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile.
Le informazioni
Sempre il citato articolo 3 stabilisce che il Registro deve indicare, per ciascun volontario: a) il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita; b) la residenza o, in alternativa, il domicilio ove non coincidente;
c) la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel Registro.
Nella sezione separata del Registro dedicata ai volontari occasionali sono indicati i medesimi dati sopra elencati.
Gli ETS debbono comunicare tempestivamente all’impresa assicuratrice presso cui vengono stipulate le polizze, i dati sopra elencati nelle modalità e nei tempi concordati con l’impresa assicuratrice stessa.
In ogni caso, gli Enti del Terzo settore che si avvalgano di volontari occasionali provvedono a raccogliere per ognuno di essi i relativi dati, a conservarli e metterli a disposizione dell’impresa assicuratrice, secondo le modalità concordate con la stessa.
Tempo di conservazione
Gli ETS, inoltre, sono tenuti a conservare la documentazione riguardante l’assicurazione dei volontari di cui si avvalgono, sia in modo occasionale che non occasionale, per un periodo non inferiore a dieci anni e presentarla in caso di controlli da parte dell’ufficio competente del Registro unico nazionale del Terzo settore o degli altri soggetti autorizzati (art. 4 del Decreto).
La tenuta del Registro dei volontari è pertanto obbligatoria per gli ETS i quali sono tenuti a rispettare le modalità di tenuta del Registro e di conservazione dei documenti indicati nel citato Decreto del Ministero dello Sviluppo economico.
Sanzioni
Il Decreto non prevede una specifica sanzione per il caso di omessa o irregolare tenuta di detto Registro, anche se in tale caso si potrebbe configurare una violazione delle disposizioni del Codice del Terzo settore (artt. 17 e 18) che potrebbero essere rilevate dal RUNTS territorialmente competente nell’esercizio dei poteri di cui agli articoli 93 e 50 dello stesso Codice.
Inoltre, non può escludersi come l’omessa o irregolare tenuta del Registro dei volontari potrebbe, in taluni casi limite, influire sulla validità delle polizze assicurative stipulate, in quanto, nei casi più gravi essa potrebbe integrare una fattispecie di dichiarazioni inesatte o reticenti dell’assicurato suscettibili di inficiare la validità del contratto assicurativo se rese con dolo o colpa grave e qualora riferite a circostanze tali che la compagnia non avrebbe prestato il proprio consenso ovvero, ove avesse conosciuto il vero stato delle cose, non lo avrebbe dato alle medesime condizioni, con conseguente possibilità per
l’impresa assicuratrice di sottrarsi all’obbligo di dover pagare gli indennizzi e/o i risarcimenti dovuti in caso di sinistro.
