Enti del Terzo settore: obbligo di tenuta del Registro dei volontari

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Image by Florian Pircher from Pixabay

Il Codice del Terzo settore ha disciplinato, per la prima volta in maniera uniforme, la  materia del volontariato e dei volontari che prestano la loro opera a favore degli Enti del  Terzo settore. 

In particolare, l’articolo 17 del Decreto Legislativo 3 luglio 2017, n. 117 (c.d. Codice del  Terzo settore) definisce il volontario come la persona che, per sua libera scelta, svolge  attività in favore della comunità e del bene comune, anche per il tramite di un ente del  Terzo settore, mettendo a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità per  promuovere risposte ai bisogni delle persone e delle comunità beneficiarie della sua  azione, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, ed  esclusivamente per fini di solidarietà e stabilisce, a carico degli ETS che si avvalgono di  volontari in modo non occasionale, l’obbligo di iscriverli in un apposito Registro. 

Perché è obbligatorio il Registro dei volontari?

Il successivo articolo 18 del Codice prevede per l’ETS l’obbligo di assicurare tutti i  volontari contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di  volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi e tali disposizioni hanno  trovato compiuta attuazione con il Decreto del Ministero dello Sviluppo economico 6  ottobre 2021 (rubricato ”Individuazione dei meccanismi assicurativi semplificati, con  polizze anche numeriche, e disciplina dei relativi controlli”), che ha disciplinato più  compiutamente le modalità di tenuta del Registro dei volontari e gli obblighi assicurativi  in capo agli ETS. 

L’obbligo di assicurazione

Il citato Decreto, prevede, in prima battuta, a carico degli ETS che si avvalgono di  volontari (siano essi occasionali o non occasionali) l’obbligo di assicurarli contro gli  infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per  la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi dall’esercizio dell’attività medesima  (articolo 1). 

Con riferimento alle polizze, il successivo articolo 2 del Decreto dispone che le polizze da stipulare devono garantire tutti i soggetti che prestano attività di volontariato in modo  non occasionale e che risultano dai dati contenuti nel Registro dei volontari, mentre per i  volontari occasionali (in quanto non necessariamente i loro dati possono risultare dal  Registro dei volontari) devono essere stipulate apposite polizze, la cui efficacia cessa alle  ore 24,00 dell’ultimo giorno di servizio, che deve essere espressamente indicato nella  polizza. 

Dalla lettura di tali disposizioni si evince come la tenuta del Registro dei volontari sia  fondamentale, in via principale, proprio per un corretto adempimento degli obblighi  assicurativi in capo all’ETS, dal momento che le polizze da stipulare si basano proprio  sulle risultanze di detto Registro.

Modalità di tenuta del Registro

A tal fine, pertanto, l’articolo 3 del Decreto, disciplina le modalità di tenuta del Registro dei volontari non occasionali, stabilendo che gli ETS, prima di mettere in uso il Registro, sono tenuti alla sua vidimazione, attraverso la numerazione progressiva in ogni pagina e  la bollatura su ogni foglio ad opera di un notaio o di un pubblico ufficiale a ciò abilitato,  che dichiara nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono. 

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha chiarito come la vidimazione del  Registro possa essere altresì effettuata dal Segretario comunale, in quanto pubblico  ufficiale (Nota Ministero del lavoro e delle Politiche Sociali n. 12675 del 14.09.2022). 

Tale procedura è fondamentale in quanto, come è evidente, serve a garantire l’integrità  del Registro e ad evitare la modifica delle scritture in esso contenute e/o la sottrazione o  l’aggiunta di pagine, e può essere effettuata dall’ETS in esenzione dall’imposta di bollo,  come chiarito dall’Agenzia delle Entrate (Risposta a interpello n. 333/2023 del  04.07.2023). 

È facoltà degli ETS istituire un’apposita sezione separata del Registro, nel quale iscrivere coloro che prestano attività di volontariato in modo occasionale. 

Registro dei volontari: in quale formato può essere tenuto?

In alternativa alla tenuta in forma cartacea, gli ETS possono avvalersi di registri tenuti  con sistemi elettronici e/o telematici a condizione che gli stessi utilizzino sistemi che  assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, anche con  le modalità di cui all’art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile. 

Le informazioni

Sempre il citato articolo 3 stabilisce che il Registro deve indicare, per ciascun volontario:  a) il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita; b) la residenza o, in alternativa, il domicilio ove non coincidente;

c) la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso  l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel Registro. 

Nella sezione separata del Registro dedicata ai volontari occasionali sono indicati i  medesimi dati sopra elencati.  

Gli ETS debbono comunicare tempestivamente all’impresa assicuratrice presso cui  vengono stipulate le polizze, i dati sopra elencati nelle modalità e nei tempi concordati  con l’impresa assicuratrice stessa.  

In ogni caso, gli Enti del Terzo settore che si avvalgano di volontari occasionali  provvedono a raccogliere per ognuno di essi i relativi dati, a conservarli e metterli a  disposizione dell’impresa assicuratrice, secondo le modalità concordate con la stessa. 

Tempo di conservazione

Gli ETS, inoltre, sono tenuti a conservare la documentazione riguardante l’assicurazione  dei volontari di cui si avvalgono, sia in modo occasionale che non occasionale, per un  periodo non inferiore a dieci anni e presentarla in caso di controlli da parte dell’ufficio  competente del Registro unico nazionale del Terzo settore o degli altri soggetti autorizzati  (art. 4 del Decreto). 

La tenuta del Registro dei volontari è pertanto obbligatoria per gli ETS i quali sono tenuti  a rispettare le modalità di tenuta del Registro e di conservazione dei documenti indicati  nel citato Decreto del Ministero dello Sviluppo economico. 

Sanzioni

Il Decreto non prevede una specifica sanzione per il caso di omessa o irregolare tenuta di  detto Registro, anche se in tale caso si potrebbe configurare una violazione delle  disposizioni del Codice del Terzo settore (artt. 17 e 18) che potrebbero essere rilevate dal  RUNTS territorialmente competente nell’esercizio dei poteri di cui agli articoli 93 e 50  dello stesso Codice. 

Inoltre, non può escludersi come l’omessa o irregolare tenuta del Registro dei volontari  potrebbe, in taluni casi limite, influire sulla validità delle polizze assicurative stipulate, in  quanto, nei casi più gravi essa potrebbe integrare una fattispecie di dichiarazioni inesatte  o reticenti dell’assicurato suscettibili di inficiare la validità del contratto assicurativo se  rese con dolo o colpa grave e qualora riferite a circostanze tali che la compagnia non  avrebbe prestato il proprio consenso ovvero, ove avesse conosciuto il vero stato delle  cose, non lo avrebbe dato alle medesime condizioni, con conseguente possibilità per

l’impresa assicuratrice di sottrarsi all’obbligo di dover pagare gli indennizzi e/o i  risarcimenti dovuti in caso di sinistro.

Fulvia Montecchiani è un avvocato specializzato in diritto tributario che ha maturato una significativa e pluriennale esperienza nel settore non profit. Assiste prevalentemente Enti del Terzo settore ed organizzazioni non profit sotto il profilo legale e tributario, fornendo loro assistenza e consulenza, sia nella fase di costituzione che nella successiva gestione, su tematiche attinenti alla governance, alla contrattualistica e alla raccolta fondi, nonché in materia di imposte e tasse. Si occupa anche di contenzioso tributario. Ha conseguito la laurea in Giurisprudenza (magna cum laude) presso l’Università “LUISS Guido Carli” di Roma nel 2001 ed è iscritta all’Ordine degli Avvocati di Roma. Dal 2012 è socia di Cuonzo Montecchiani Studio Legale Tributario specializzato in assistenza e consulenza a Enti del Terzo settore ed organizzazioni non profit in generale.

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