Nel 2014 si è completato l’anno in cui ciascun titolare di partita Iva deve anche possedere un indirizzo di posta elettronica certificata PEC.
Chi sono i soggetti obbligati alla comunicazione
Sono tutte le imprese costituite in forma societaria e quindi a titolo di esempio le società per azioni le società a responsabilità limitata le società in accomandita per azioni, costituite alla data del 29 novembre 2008 sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica. Tale indirizzo dovrà essere obbligatoriamente inviato al registro delle imprese e camera di commercio di competenza previa l’irrogazione di sanzioni.
Il D.L. 9 febbraio 2012, n. 5 infatti stabilisce una sanzione amministrativa da Euro 103 a Euro 1.032 per le società, e da Euro 10 a Euro 500 per le imprese individuali anche se dobbiamo verificare caso per caso tempistiche di adempimenti e sanzioni a seconda della natura giuridica.
Per le ditte individuali costituite dal 20 ottobre 2012 è obbligatorio costuitrsi indicandolo in Camera di Commercio mentre per quelle costuite prima la scadenza era il 30 giugno 2013.
Questo obbligo è stato introdotto dalla Conversione in legge del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale.
Tale decreto ha previsto infatto che entro tre anni dalla data di entrata in vigore dello stesso tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, avrebbero comunicato che al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
Non si paga nulla quindi per la comunicazione dell’indirizzo pec se non il servizio che vi farete fatturare dal vostro intermediario commercialista o agenzia di servizi a cui potrete richiedere la comunicazione.
Dal punto di vista pratico una casella di posta elettronica Pec è uguale alle alttre solo che quando si invia un messaggio ad un altro indirizzo Pec, sono generati due messaggi: la ricevuta di accettazione e di consegna del messaggio.
La sostanziale modifica si ha dal punto di vista legale in quanto la ricevuta di consegna è equiparata alla ricevuta di ritorno di una raccomandata A/R, inviata al mittente non appena il messaggio è reso disponibile nella casella di posta del destinatario, a prescindere dal fatto che quest’ultimo abbia aperto e letto l’e-mail certificata ricevuta.
Questo perchè la PEC ha le seguenti caratteristiche: il messaggio inviato e arrivato tramite PEC è certamente partito e giunto a destinazione in un momento certificato. A tal proposito la spedizione si intende effettuata dal mittente nel momento in cui il documento è inviato al proprio gestore. Il messaggio non è modificabile e garantisce la propria riservatezza. •la consegna al destinatario (indipendentemente dall’avvenuta lettura) si intende effettuata al momento di emissione della ricevuta emessa dal gestore che attesta la messa a disposizione del destinario della documentazione inviata.
Visto il valore legale della Pec nelle società sarà necessario individuare in modo appropriato i soggetti responsabili della lettura e dell’invio dei messaggio secondo un appropriato sistema di deleghe interne.
Vista la natura probatoria della Pec, sarà quindi necessario introdurre una politica aziendale di gestione e conservazione delle mail che ne certifichino non solo il contenuto, ma anche il momento di accettazione e consegna del documento.
Potranno altresì comunicare eventuali indirizzi di posta elettronica analoghi purchè certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali.
Riferimenti normativi
Art. 16, comma 6, D.L. 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla L. 28 gennaio 2009, n. 2).
Per la comunicazione potrete rifarvi ad un intermediario secondo specifico modulo di comunicazione al registro delle imprese comprensivo della fotocopia del documento di identità del legale rappresentante.
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