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Fattura elettronica e fatturazione via email: come gestirle verso privati e PA

Fattura online elettronicaL’obbligo di fatturazione elettronica per le Pubbliche Amministrazioni (PA), entrato pienamente in vigore il 31 marzo 2015, comporta la tassativa emissione, trasmissione, conservazione e gestione delle fatture in formato digitale ma potrebbe tornarvi utile sapere come gestirle tra privati. Fatturazione elettronica: una necessaria innovazione per la Pubblica Amministrazione e le imprese!

Nel seguito trovate anche il nuovo articolo dedicato alla fatturazione elettronica PA e tra privati alla luce del via libera da parte dell’UE e che introduce modifiche già  partire dal primo luglio 2018 per poi divenire obbligatoria dal primo gennaio 2019.

Cosa si intende per fattura elettronica: chiarimenti

Chiariamo fin da subito che per fattura elettronica si intendono le fatture emesse e ricevute in formato elettronico qualunque esso sia e a patto che sia accettato dal destinatario preferibilmente in modo formale e che garantisce l’integrità e l’immodificabilità dei dati in essa contenuti. Nel caso cui la controparte non accetti allora la fattura è considerata elettronica solo per colui che la emesse ed eventualmente la conserva mentre per il ricevente diviene cartacea con la stampa.

In questo articolo daremo dei chiarimenti sui seguenti argomenti:

  • Fatturazione elettronica verso PA o Pubblica amministrazione
  • Fatturazione elettronica tra privati
  • Generazione, trasmissione e conservazione della fattura con software di contabilità a pagamento e gratuiti
  • Contenuti della fattura minimi

Fatturazione elettronica verso la PA

L’autenticità e la garanzia di correttezza del contenuto della fattura sono fattori garantiti dalla presenza della firma digitale e dalla trasmissione della fattura elettronica all’apposito Sistema Nazionale di Interscambio.

Quest’ultimo è una sorta di smistamento che:

  • verifica tutte le componenti della procedura;
  • si occupa della trasmissione della fattura dalla società emittente alla Pubblica Amministrazione destinataria coinvolta;
  • trasmette aggiornamenti e notifiche legate al processo di fatturazione al fornitore e alla Pubblica Amministrazione;
  • permette al MEF (Ministero dell’Economia e delle Finanze) il continuo accertamento e controllo delle finanze pubbliche.

La fattura elettronica è quindi composta da un file, le cui caratteristiche tecniche sono definite dall’Agenzia delle Entrate tramite gli standard fattura PA.
Il passaggio delle fatture tra fornitori e Pubblica Amministrazione da formato tradizionale a elettronico è avvenuto secondo disposizioni e scadenze contenute in una circolare emessa il 9 marzo 2015 da:

  • Dipartimento Finanze, componente del Ministero dell’Economia e delle Finanze;
  • Dipartimento della Funzione Pubblica, collegato al Ministero per la Pubblica Amministrazione e Semplificazione.

Consulta il sito per la E-fattura verso le PA

Fattura elettronica: come funziona la fatturazione online?

La fatturazione elettronica permette di emettere, trasmettere e successivamente conservare le fatture per via telematica, riducendo i costi relativi alla stampa e alla spedizione e annullando l’impiego di materiale cartaceo, favorendo allo stesso tempo un’ottimizzazione dei dati e la ricerca degli stessi.
I nuovi documenti elaborati tramite fatturazione elettronica vengono salvati nel formato denominato XML, dall’inglese “extensible markup language; si tratta di un formato che permette i controlli e la demarcazione degli elementi, con la messa in risalto delle informazioni che devono essere verificate a norma di legge.

Ma in cosa consiste fattivamente la fatturazione elettronica?
Essa coinvolge 3 soggetti principali: la Pubblica Amministrazione, il Sistema di Interscambio Nazionale e il fornitore che deve emettere la fattura. La Pubblica Amministrazione, che è obbligata a effettuare la fatturazione di tipo elettronico (fatture della PA), deve trasmettere al fornitore che è in rapporto con essa il codice univoco, una serie di numeri e di lettere che viene chiamato tecnicamente codice ufficio.

Nella fattura elettronica deve essere presente questo codice, insieme ad altri dati necessari ai fini della rilevazione fiscale come partita IVA, data della fattura, indirizzo e così via.
Dopo la compilazione, nella fattura deve essere apposta una firma digitale da parte del soggetto emittente della stessa.
Questo passaggio è propedeutico per la Pubblica Amministrazione ai fini di una conferma sulla vera origine del soggetto che emette la fattura elettronica.

Dopo che è stata effettuata la firma digitale dal soggetto emittente è la volta di una fase che è tassativa e obbligatoria per qualsiasi fattura che sia destinata alla Pubblica Amministrazione: essa consiste nel passaggio della fattura elettronica presso il Sistema di Interscambio Nazionale, che consiste in una sorta di punto di snodo tra tutti i soggetti che sono coinvolti nella fatturazione.
Il ruolo svolto dal Sistema di Interscambio Nazionale è quello di verifica della correttezza dei dati inseriti nella fattura elettronica e del rispetto delle leggi fiscali, nonché la correttezza del formato del documento.

Dopo questa transizione e il relativo superamento di tutti i controlli da parte della fattura elettronica, il codice univoco che è presente in essa serve al Sistema di Interscambio Nazionale per l’invio definitivo della fattura verso la Pubblica Amministrazione che la deve ricevere.
Infine, una fase di verifiche finali anticipa il pagamento della fattura al fornitore.

I Software per l’Elaborazione della Fattura Elettronica

Esistono numerosi software che si occupano della realizzazione corretta di fatture elettroniche da inviare alla Pubblica Amministrazione.
Alcuni tra questi software non comportano costi e risultano assolutamente gratuiti, e consistono in:

  • servizio fatturazione gratuita delle Camere di Commercio (per le Piccole e Medie Imprese italiane), che permette di effettuare con una sola procedura la compilazione, l’invio verificato attraverso il Sistema di Interscambio Nazionale e la gestione diretta e integrale della fattura. Tuttavia esiste un limite massimo di 24 fatture per esercizio che possono essere elaborate con questo servizio; per accedere allo stesso serve la propria Carta Nazionale dei Servizi, che servirà anche per l’effettuazione della firma digitale sulla fattura elettronica.
    È importante notare che la firma digitale del documento è un passaggio obbligatorio ai fini della legge, necessario per certificare l’autenticità del documento, la sua integrità nei confronti della Pubblica Amministrazione e la correttezza dei dati in esso riportati;
  • il software Modulo Fatturazione Attiva, un’applicazione di tipologia Open Source che è scaricabile gratuitamente dal sito della LAit spa, l’azienda che ne è la creatrice e che lo mette a disposizione;
  • esiste infine un servizio senza costi di alcun tipo esclusivamente dedicato alle Piccole Medie Imprese abilitate al MEPA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione). Ecco qui girano i veri soldini.
  • Nuovo software fatturazione Agenzia delle entrate dal primo luglio 2016 che potete trovare

Consigli e Indicazioni per i Fornitori

I fornitori della Pubblica Amministrazione che emettono la fattura elettronica devono adempiere a diverse procedure, che consistono:

  • nel formato della fattura, che deve rispettare gli standard tecnici previsti dalla legge italiana;
  • nell’apposizione della firma elettronica, atta a certificare la veridicità, la correttezza e l’autenticità del documento;
  • nell’invio della fattura al Sistema Nazionale di Interscambio tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), FTP oppure cooperazione applicativa;
  • nella ricezione degli aggiornamenti da parte del Sistema Nazionale di Interscambio;
  • nella conservazione della fattura, da gestire nel rispetto delle leggi e delle norme che regolano la fatturazione elettronica;
  • nella compilazione corretta della fattura elettronica, che deve contenere il codice ufficio univoco relativo alla Pubblica Amministrazione destinataria della fattura, i codici CIG e CUP e i dati fiscali obbligatori della Pubblica Amministrazione.

Assistenza per la Fatturazione Elettronica

Per la realizzazione, la gestione, la trasmissione e la conservazione e tutti gli altri dettagli e le procedure che devono essere attuate per le fatture elettroniche esistono appositi servizi di assistenza telefonica.
Essi consentono di ricevere istruzioni e delucidazioni riguardanti la correttezza e la regolarità delle fatturazioni elettroniche, e sono:

  • Servizio Assistenza del Sistema di Interscambio, numero di telefono: 800.299.940
  • Assistenza Indice delle Pubbliche Amministrazioni, numero di telefono: 800.129.986
  • Assistenza Telefonica per il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, numero di telefono: 800.906.227

Esiste anche l’assistenza on-line per ottenere informazioni dettagliate sulla fatturazione elettronica e tutte le sue fasi, ed è presente sul sito dell’Agenzia delle Entrate e all’interno della apposita sezione del sito AgID.

Fatturazione elettronica tra privati

Dal punto di vista delle possibilità la fatturazione elettronica può essere estesa anche ai rapporti tra privati. A tal proposito vi segnalo il software gratuito dell’agenzia delle entrate che consente di generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche.

Come accedere al servizio

Prima di tutto sono necessarie le solite credenziali di accesso che potrei aver richiesto con

  • Fisconline
  • Entratel
  • SPID o Sistema pubblico di identità digitale.

Una volta entrati nel menù potrete trovare la possibilità di generare una fattura verso:

  • Fattura PA
  • Fattura ordinaria verso provati
  • Fattura semplificata verso privati

L’invio avviene con il Sistema di Interscambio (SDI) se indirizzata a Pubbliche Amministrazioni oppure tramite posta elettronica se trattasi di privati anche se prossimamente sarà possibile adottare anche tra privati lo SDI.

D.Lgs. n. 127/2015, può essere utilizzato sia per le fatture tra privati (B2B) sia per quelle inviate alla Pubblica Amministrazione.

Come si accede al servizio di fatturazione gratuita dell’agenzia delle entrate

L’accesso al servizio

Per acceder al sevizio cliccate qui e vi comparirà questa schermata di accesso dove inserirete le vostre credenziali di accesso.
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Se vi mancano ancora le credenziali di accesso vi consiglio vivamente di farvele tutte perché tra un po’  ci faremo anche la spesa, cliccando Qui.

Il servizio di fatturazione elettronica

Una volta dentro vi troverete le tre macro funzioni:
  1. Generazione della fattura;
  2. Trasmissione della fattura
  3. Conservazione della fattura
  4. Personalizzazione della fattura
Generazione
Per quello che concerne la generazione vi chiederanno di indicare i dati relativi al contenuto minimo della fattura che trovate sotto riportati per comodità. é prevista comunque anche una funzione di importazione di file xml che potrebbe così consentire non solo di importare una singola fattura e di poterla modificare ma anche di far parlare diversi software di fatturazione e prevedere delle sessioni di import periodiche.
Sono consentiti invii di dimensione massima di 5 Mb e massimo 10 file insieme.
E’ prevista anche una funzione di assistenza ed una pagina dedicata alle domande e risposte sulla fatturazione elettronica.
Trasmissione
Per ciò che riguarda la trasmissione potrete trasmettere la fattura in tre formati doversi come sopra riportato ossia verso le PA, semplificata o ordinaria.

Conservazione
Poi abbiamo la fase della conservazione che è indipendente tr le prime due per cui voi potrete anche solo decidere di utilizzare la piattaforma come archivio e non anche per generarle ed inviarle a cui si accede attraverso la preventiva accettazione di un accordo gratuito e sempre revocabile in qualsiasi momento.

Agevolazioni fiscali se aderite

Al momento l’adesione totale al servizio sia per quello che concerne le fasi della trasmissione e conservazione delle fatture emesse e ricevute vi permetterà di godere di alcune agevolazioni fiscali che si possono sintetizzare nell’esonero da alcuni adempimenti contabili e dichiarativi come:

  • Esonero compilazione registri Iva
  • Esonero modello comunicazione polivalente intasato, black list e spesometro e eventuali operazioni con San Marino
  • Esonero comunicazione contratti stipulati dalle società di leasing;
Riduzione dei termini di accertamento e controlli fiscali a tre anni controlli e accertamenti fiscali purché a questo associno anche la tracciabilità dei pagamenti.

Fattura via email

La fattura può essere trasmessa anche via email o mediante posta elettronica purché sia comunque redatta rispettandone i contenuti minimi. Quando inviamo una fattura in questo modo ancora non si parla di fatturazione elettronica che è un’altra cosa ed è ben diversa ma “semplicemente” di trasmissione elettronica di una fattura analogica.

La fattura elettronica invece è un vero e proprio documento informatico il cui contenuto è immodificabile e immutabile nel tempo che viene usualmente garantito dall’apposizione sulla fattura della firma elettronica o anche detta firma digitale mediante una smart card apposita e che in poche parole è un file con dentro un algoritmo di cifratura a chiave asimmetrica che ha una marcatura temporale che testimonia il momento esatto di invio, ricezione e creazione della fattura.

Contenuto minimo della fattura

Vi ricordo comunque il contenuto minimo che deve avere la fattura definito dall’articolo 21, comma 2 del D.P.R. 633 del 1972 e che trovate riepilogate nella Guida alla fatturazione:

  1. data di emissione della fattura che è determinante ai fini per capire se avete inviato la fattura in ritardo oppure no in quanto la fattura dovrebbe essere emessa nel momento di effettuazione dell’operazione o al più al momento del pagamento del corrispettivo se trattasi di prestazioni di servizi. Vi sono poi dei casi particolari come nel caso delle merci in spedizione con documento di trasporto (Ddt) che trasla il momento di emissione al più al giorno 15 del mese successivo; nel caso di emissione  (vedi nel seguito); nel caso di vendita di beni immobili si ha con la stipula dell’atto mentre nel caso in cui è prevista la presenza di un intermediario commissionario si va al mese successivo.
  2. numerazione progressiva per anno solare;
  3. Denominazione del cliente e del fornitore che, nel caso sia una ditta o un lavoratore autonomo viene sostituito dal nome e cognome,
  4. Codice fiscale e partita Iva del cliente e del fornitore;
  5. Residenza o domicilio del cliente e del fornitore;
  6. Per il fornitore andrà anche specificato non solo il capitale sociale (anche quale parte ne è stata effettivamente versata) ma anche se la società è in liquidazione o fallimento o se è sottoposta alla direzione e coordinamento da parte di un unico soggetto (cfr a tal proposito articolo 2250 del codice civile).
  7. Numero di partita e codice fiscale del fornitore e del cliente.
  8. Descrizione dell’operazione e della natura dei beni e servizi oggetto di prestazione in modo adeguato in tanto troppo spesso si leggono sigle senza senso in fatture che, vi ricordo, potrebbero essere anche sanzionate dall’amministrazione finanziaria;
  9. Corrispettivo dell’operazione con evidenza dell’imponibile con evidenza della valuta, dell’aliquota Iva o del titolo di esenzione o esclusione;

Altri dati da indicare in fattura

  • se trattasi di fattura soggetta a riverse charge  o fattura differita ed il titolo normativo a cui si deve fare riferimento oltreché al numero del documento accompagnatori di trasporto.
  • Nel caso di fatture intracomunitarie anche l’eventuale numero di identificazione attribuito dallo Stato comunitario di stabilimento del cliente;

Nel caso di fattura elettronica è necessario richiedere preventivamente il consenso del cliente anche se nel caso di fatture via email inviate all’indirizzo PEC è sufficiente anche una sola comunicazione. Tuttavia nella prassi già in sede di sciupa di accordi contrattuali si determina anche l’indirizzo email a cui potranno essere inviate le fatture.

Caratteristiche e requisiti delle fatture elettroniche

Come anticipato in premessa le fatture elettroniche si devono caratterizzare per l’integrità dei dati ivi contenuti, l’autenticità dell’origine dalla quale sono trasmesse, la loro leggibilità fino al periodo di conservazione che possono essere garantiti con adeguati sistemi di controllo e l’apposizione della firma elettronica o digitale da parte dell’emittente.

La trasmissione della fattura elettronica

La trasmissione della fattura elettronica può avvenire sia con sistemi di email ordinaria o certificata via PEC; in questo ultimo dato ha la stessa valenza di una raccomandata in quanto diviene incontestabile la sua partenza e a sua ricezione.

Fattura Elettronica PA e Privati 2018: Guida Pratica con esempi e chiarimenti

Domande e risposte sulla fatturazione elettronica tra privati e verso PA

Nell’articolo troverai tante domande e risposte (FAQ) sull’argomento e che di volta in volta si aggiornerà in funzione dei quesiti che pongono i lettori

Fatture sbagliate? NO problem con la nota di credito

Potete consultare il nuovo articolo dedicato non solo all’emissione della nota di credito ma in cui troverete anche le modalità per recuperare l’Iva e versare eventualmente minori imposte se vi siete sbagliati. A tal proposito potete leggere la Guida all’emissione della nota di credito.

Riferimenti normativi

D.Lgs. n. 127 del 2015 recante “Trasmissione telematica delle operazioni IVA e di controllo delle cessioni di beni effettuate attraverso distributori automatici, in attuazione dell’articolo 9, comma 1, lettere d) e g), della legge 11 marzo 2014, n. 23.”

Chiarimenti dall’agenzia delle Entrate

In allegato la prima circolare dell’agenzia delle entrate per il nuovo sistema di fatturazione che ci fornisce chiarimenti e risposte interessanti ai dubbi anche da noi sollevati).

Circolare 13_ 2018 Fatturazione Elettronica

 

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2 commenti

  1. é possibile anche creare dei sezioni e seguire altra numerazione a parte.

  2. Buonasera,vorrei sapere se la fattura elettronica deve avere la stessa numerazione delle altre fatture come quelle cartacee.

Per domande su casi specifici o personali, CLICCA QUI
I commenti qui sotto sono dedicati solo a correzioni e suggerimenti in merito al testo dell'articolo.

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